- Nabis, poslovne storitve, d.o.o. Srednja vas v Bohinju
- +386(0)31-797-473
Račun za živila, čistila ali potrošni material je lahko ob enaki količini izdelkov vsak mesec drugačen. Razlog ni vedno višja cena posameznega artikla. Pogosto se razlika skriva v pakiranju, akcijskih pogojih, minimalni vrednosti naročila, strošku dostave ali v tem, da organizacija med podobnimi izdelki izbira brez jasne podlage. Primerjava cenikov dobaviteljev zato ni administrativna naloga za konec meseca, temveč osnova za nadzor nad vsakodnevno porabo.
Za restavracijo, hotel, dom starejših, šolo ali vrtec je nabava povezana z več dobavitelji, stalnim prilagajanjem jedilnikov in omejenim časom zaposlenih. Vodja kuhinje mora zagotoviti kakovost in razpoložljivost, vodstvo pa želi predvidljive stroške. Dober primerjalni postopek mora upoštevati oboje. Najnižja številka v ceniku sama po sebi še ne pomeni najugodnejše nabave.
Ceniki so redko pripravljeni tako, da bi jih lahko primerjali v nekaj minutah. En dobavitelj navaja ceno za kilogram, drugi za kos, tretji za karton. Pri mlečnih izdelkih, mesu, zelenjavi, papirni galanteriji in čistilih so razlike v gramaturi, pakiranju in kakovostnih specifikacijah lahko precejšnje. Če primerjamo samo naziv izdelka, primerjamo neprimerljivo.
Tipičen primer je sir v različnih pakiranjih. Cena na kos je pri enem dobavitelju lahko nižja, vendar paket vsebuje manj izdelka ali pa ima drugačen delež maščobe, obliko in rok uporabe. Podobno velja za čistila: nižja cena koncentrata ne pomeni nujno nižjega stroška uporabe, če je za enak učinek potrebno več sredstva ali če izdelek zahteva drugačen način doziranja.
Druga težava so pogoji, ki niso vidni ob prvi primerjavi. Popust je lahko vezan na dosežen mesečni promet. Brezplačna dostava velja nad določenim zneskom. Artikel je lahko ugoden, vendar ga dobavitelj dostavlja le ob določenih dnevih ali pa ga pogosto nima na zalogi. Organizacija nato naroči manjkajoči izdelek drugje, plača dodatno dostavo in izgubi začetni prihranek.
Zato je smiselno cenik obravnavati kot del celotne ponudbe, ne kot samostojen dokument. Cena artikla je pomembna, vendar mora biti potrjena z razpoložljivostjo, kakovostjo, dostavnimi pogoji in zanesljivostjo dobavitelja.
Dobra primerjava se začne pri lastni porabi. Preden organizacija išče nižje cene, mora vedeti, katere izdelke res redno naroča, v kakšnih količinah in od koga. V praksi se pogosto pokaže, da se največ časa porabi za drobne nakupe, največji finančni učinek pa prinaša ureditev omejenega števila ključnih artiklov z veliko porabo.
Osnova je enoten seznam artiklov. Pri vsakem izdelku naj bodo določeni naziv, enota mere, pakiranje, zahtevana kakovost, blagovna znamka, kadar je ta pomembna, in predvidena mesečna ali letna količina. Šele nato lahko cene preračunamo na primerljivo enoto, na primer na kilogram, liter, kos ali uporabo. Tako hitro postane jasno, ali je razlika v ceni resnična ali posledica druge gramature.
Pri primerjavi je koristno spremljati tudi štiri poslovne vidike:
Za kuhinjo ni vseeno, ali dobavitelj ob zamenjavi artikla ponudi ustrezen nadomestek. Za dom starejših je pomembna stalnost kakovosti in sledljivost. Za hotel lahko veliko pomeni zanesljiva dostava pred zasedenim vikendom. Primerjava, ki teh okoliščin ne zajame, lahko na papirju pokaže prihranek, v obratu pa povzroči dodatno delo in tveganje.
Pri živilih je treba ločiti med nabavno in uporabno ceno. Očiščena zelenjava je lahko dražja na kilogram, vendar zmanjša odpad, porabo delovnega časa in nepredvidljivost pri pripravi. Pri mesu je pomemben izplen. Pri kavnih izdelkih, detergentih in higienskem materialu je ključno, koliko porcij, pranj ali uporab posamezno pakiranje dejansko omogoča.
To ne pomeni, da je dražji izdelek samodejno boljša izbira. Pomeni pa, da mora odločitev temeljiti na strošku, ki nastane v uporabi. Organizacija, ki izbira izključno po najnižji nabavni ceni, lahko kasneje plača več zaradi odpada, slabše kakovosti ali dodatnih naročil.
Ročno prepisovanje cenikov v preglednice je izvedljivo pri nekaj artiklih in dveh dobaviteljih. Ko ima organizacija več sto izdelkov, pogoste spremembe cen in različne uporabnike, tak način hitro postane nezanesljiv. Podatki zastarajo, verzije dokumentov se množijo, zaposleni pa naročajo po starih dogovorih ali po navadi.
Učinkovit postopek potrebuje centralno mesto, kjer so cene, pogoji in naročila dostopni po istih pravilih. Uporabnik mora pri naročanju videti ustrezen artikel, aktualno ceno in razpoložljive alternative. Vodstvo pa mora iz podatkov razbrati, kaj se naroča, pri katerih dobaviteljih in kje poraba odstopa od dogovorjenega.
Prav tako je pomembno, da je vsako naročilo pisno dokumentirano. Telefonski dogovori in sporočila po različnih kanalih so hitri, dokler ne pride do neskladja med naročenim in dobavljenim. Centralizirano elektronsko naročanje zmanjša napake, poenostavi preverjanje računov in ustvari sled za kasnejšo analizo.
Menjava je smiselna, kadar novi dobavitelj dolgoročno zagotavlja boljše razmerje med ceno, kakovostjo in storitvijo. Ni pa nujno prava rešitev za vsak artikel. Dobro poslovanje pogosto temelji na kombinaciji preverjenih partnerjev, pri katerih se posamezne skupine izdelkov naročajo tam, kjer so pogoji najbolj smiselni.
Prehitro razprševanje naročil ima svojo ceno. Več dobaviteljev pomeni več dobavnic, več usklajevanja, več minimalnih naročil in več možnosti za napake. Zato je pri odločitvi treba oceniti skupni učinek. Prihranek nekaj centov na izdelku ni dovolj, če zahteva dodatno dostavo ali porabi več ur administrativnega dela na teden.
Najboljši rezultat običajno doseže organizacija, ki dobavitelje primerja redno, vendar ne impulzivno. Za ključne izdelke je smiselno spremljati cene in pogoje pogosteje. Pri stabilnih kategorijah pa je pomembnejše preverjanje ob spremembi cenika, pogodbenih pogojev ali vzorca porabe.
Manjša organizacija lahko zelo dobro pozna svoje potrebe, vendar pri pogajanjih pogosto ne dosega pogojev velikih sistemov. Dobavitelj se pogaja glede na količine, zanesljivost naročanja in širino sodelovanja. Posamezen gostinski obrat ali ustanova zato nima vedno enakega izhodišča kot večja skupina kupcev.
Tu ima skupna nabavna moč konkreten pomen. Ko se potrebe več organizacij povežejo, je mogoče doseči konkurenčnejše cene, jasnejše pogoje in širši izbor dobaviteljev, ne da bi morala vsaka organizacija graditi lastno nabavno ekipo. Nabis PRO združuje pregled cen in elektronsko naročanje s strokovnim pogajanjem, zato uporabnik ne dobi le več dokumentov za primerjanje, ampak podlago za boljšo odločitev.
Vendar tudi najboljši dogovor ne pomaga, če ga organizacija pri naročanju ne uporablja dosledno. Dogovorjene artikle je treba vključiti v vsakodnevni proces, spremljati odstopanja in pravočasno preveriti razloge zanje. Včasih je odstopanje upravičeno zaradi posebnega dogodka, sezonskega jedilnika ali nedobavljivosti. Če pa se ponavlja brez jasnega razloga, kaže na prostor za izboljšanje.
Primerjava cenikov je najbolj koristna, ko se spremeni v redno upravljanje nabave. To pomeni, da organizacija ne preverja cen samo takrat, ko prejme nepričakovano visok račun, temveč ima pregled nad porabo še pred potrditvijo naročila. Takrat lahko pravočasno izbere primeren izdelek, združi naročila ali preveri, ali obstaja ugodnejša alternativa.
Za direktorja ali finančnega vodjo to pomeni jasnejši pogled na stroške. Za vodjo kuhinje pomeni manj telefoniranja in manj iskanja podatkov. Za administracijo pomeni manj usklajevanja med naročilnicami, dobavnicami in računi. Prednost ni samo v nižji ceni, ampak v procesu, ki ga je mogoče nadzorovati in ponoviti.
Najbolj uporabna primerjava cenikov dobaviteljev se zato ne konča pri vprašanju, kdo ima danes najnižjo ceno. Začne se pri vprašanju, kako lahko vaša organizacija tudi naslednji mesec naroča kakovostno, zanesljivo in z jasnim nadzorom nad vsakim pomembnim stroškom.
