- Nabis, poslovne storitve, d.o.o. Srednja vas v Bohinju
- +386(0)31-797-473
Ko vodja kuhinje zjutraj preverja zalogo, nima časa odpirati petih cenikov, iskati starih e-sporočil in klicati dobaviteljev zaradi ene manjkajoče postavke. Program za elektronsko naročanje mora zato rešiti več kot samo oddajo naročila. Dober sistem skrajša pot od dejanske potrebe do pravilno dostavljenega izdelka, hkrati pa vodstvu pokaže, koliko organizacija res porabi in po kakšnih cenah.
Za restavracije, hotele, domove za starejše, šole, vrtce in druge ustanove je nabava vsakodnevni operativni proces. Če je nepregleden, se stroški ne povečajo le zaradi višjih cen. Nastajajo tudi zaradi napačnih količin, podvojenih naročil, zamujenih rokov in časa zaposlenih, ki bi ga lahko namenili svojemu osnovnemu delu.
Elektronsko naročanje ni zgolj obrazec, v katerega uporabnik vnese izdelek in količino. V okolju z več dobavitelji mora sistem združiti informacije, ki so sicer razpršene med telefonskimi pogovori, e-pošto, Excelovimi tabelami in papirnatimi zapiski.
Uporabnik mora na enem mestu videti izdelke, dogovorjene cene, pakiranja in dobavne pogoje. Ko pripravlja naročilo, potrebuje jasen podatek, kaj naroča, pri katerem dobavitelju in koliko bo naročilo stalo. Tak pregled je posebej pomemben pri živilih in potrošnem materialu, kjer že majhna razlika v ceni ali pakiranju ob rednem naročanju hitro vpliva na mesečni strošek.
Za vodstvo pa vrednost sistema ni v številu oddanih naročil, temveč v podatkih. Pregled porabe po oddelku, kategoriji, dobavitelju ali obdobju omogoča hitrejše odkrivanje odstopanj. Če strošek čistil nenadoma naraste ali se pri isti kategoriji izdelkov pojavi dražja izbira, je mogoče ukrepati na podlagi dejstev, ne občutka.
V številnih organizacijah je proces videti obvladljiv, dokler ga ne pogledamo od blizu. Kuhinja naroča po telefonu, administracija prejme račun, vodja obrata preverja stroške ob koncu meseca, direktor pa šele takrat opazi, da je poraba višja od načrtovane. Težava ni v ljudeh, ampak v postopku, ki nima skupne evidence in jasnih pravil.
Digitaliziran postopek uvede red. Izdelki so zapisani enotno, naročila ostanejo dokumentirana, odgovorni sodelavci vidijo zgodovino nakupov. To zmanjša odvisnost od posameznika, ki si zapomni dogovorjene cene ali ve, pri kom se naroča določen artikel. Ob odsotnosti sodelavca delo ne obstane, ker ključne informacije niso skrite v njegovem telefonu ali nabiralniku.
Pisna sled naročil je tudi praktična zaščita pred nesporazumi. Kadar se razlikujejo naročena, potrjena in dobavljena količina, lahko organizacija hitro preveri, kaj je bilo dejansko oddano. Pri rednih dobavah to prihrani veliko usklajevanja in izboljša korekten odnos z dobavitelji.
Pri nabavi ni vedno pravilen odgovor najcenejši izdelek. Upoštevati je treba kakovost, pakiranje, razpoložljivost, dostavni rok, minimalno vrednost naročila in potrebe uporabnikov. Cenejše večje pakiranje je lahko dražje, če se del izdelka zavrže. Ugodna ponudba nima prave vrednosti, če dobavitelj ne more zagotoviti redne dobave.
Zato mora program omogočiti primerjavo, odločitev pa pustiti uporabniku, ki pozna svoje delovanje. Sistem naj pokaže relevantne možnosti in pogoje, ne pa vsiljuje izbire, ki na papirju deluje ugodno, v praksi pa povzroča težave. Najboljši rezultat nastane, ko so podatki pregledni, odločanje pa ostane strokovno in odgovorno.
Pri izbiri rešitve se je smiselno osredotočiti na funkcije, ki zmanjšujejo vsakodnevno delo in izboljšujejo stroškovni nadzor. Lep uporabniški vmesnik sam po sebi ne pomeni boljše nabave. Pomembno je, da sistem ustreza realnemu načinu dela obrata.
Osnova je centraliziran katalog izdelkov z aktualnimi cenami in jasnimi enotami. Uporabnik mora takoj razumeti, ali naroča kos, kilogram, zavoj ali karton. S tem se zmanjša tveganje, da bi namesto petih kilogramov naročil pet kartonov. Pri artiklih, ki se naročajo pogosto, so koristni priljubljeni izdelki in predloge naročil, saj pohitrijo rutinsko delo brez ponovnega iskanja.
Naslednja pomembna funkcija je možnost naročanja pri več dobaviteljih na enem mestu. Organizacija tako ne izgublja časa s preskakovanjem med različnimi sistemi in komunikacijskimi kanali. Hkrati lahko primerja ponudbe ter ohrani pregled nad celotno vrednostjo nabave, ne le nad posameznim računom.
Sistem mora zagotavljati tudi poročila, prilagojena odgovornostim uporabnika. Vodja kuhinje potrebuje hiter vpogled v zadnja naročila in porabo artiklov. Nabavnik želi primerjati dobavitelje in cene. Finančni vodja potrebuje podatke za spremljanje proračuna in razlago odstopanj. Če so poročila preveč zapletena ali podatki niso pravočasni, jih zaposleni ne bodo uporabljali.
Koristna je še možnost določanja uporabniških pravic. V večji ustanovi ni nujno, da vsak uporabnik vidi vse pogodbeno dogovorjene pogoje ali samostojno oddaja naročila brez potrditve. Jasne vloge pomagajo ohraniti nadzor, ne da bi proces po nepotrebnem upočasnili.
To je ključna razlika med običajno spletno trgovino in nabavno rešitvijo za poslovne uporabnike. Platforma lahko odlično zbere naročila, vendar brez ustreznih cenikov, preverjenih dobaviteljev in pogajalskega dela ne more sama ustvariti boljših pogojev.
Manjša organizacija pri pogajanjih pogosto nima enake izhodiščne pozicije kot večji sistem. Njene količine so nižje, čas za primerjavo ponudb je omejen, specializiranega nabavnika pa morda sploh nima. Prav zato ima skupna nabavna moč konkretno vrednost. Ko se potrebe več organizacij združijo, so pogoji pri dobaviteljih lahko primerljivi s pogoji večjih kupcev.
Nabis PRO povezuje elektronsko naročanje z aktivnim nabavnim svetovanjem in mrežo več kot 442 dobaviteljev. To pomeni, da uporabnik ne dobi le orodja za klik na naročilo, ampak tudi podporo pri iskanju primernega dobavitelja, primerjavi ponudb in urejanju pogojev. Tak pristop je smiseln predvsem za organizacije, ki želijo nadzor nad nabavo, vendar ne potrebujejo ali ne morejo vzdrževati lastne velike nabavne ekipe.
Najpogostejši pomislek ob uvedbi je razumljiv: zaposleni imajo že zdaj dovolj dela, zato ne želijo novega zapletenega postopka. Dobra uvedba zato ne začne s širokim naborom funkcij, temveč z najpogostejšimi naročili in jasnimi odgovornostmi.
Najprej je smiselno pregledati, katere kategorije organizacija naroča redno, kdo naročila pripravlja, kdo jih potrjuje in pri katerih dobaviteljih. Že ta korak pogosto razkrije podvojena naročanja, nejasna pakiranja ali izdelke, za katere nihče ne ve, po kateri ceni se običajno kupujejo.
Nato se v sistem vnesejo ključni izdelki in dobavitelji. Uporabnikom je treba pokazati konkretne postopke, ki jih bodo opravljali vsak dan: kako najdejo artikel, preverijo količino, oddajo naročilo in pogledajo zgodovino. Kratko, praktično usposabljanje je učinkovitejše od dolge predstavitve vseh možnosti.
Po prvih tednih uporabe je koristno pogledati, kje se pojavljajo vprašanja. Morda je treba poenotiti nazive izdelkov, prilagoditi pravice uporabnikov ali dodati predloge naročil. Uvedba ni enkraten tehnični projekt, ampak izboljšanje procesa, ki se z uporabo postopoma utrdi.
Program za elektronsko naročanje je posebno smiseln, kadar sodelujete z več dobavitelji, redno naročate večje število artiklov ali težko spremljate dejansko porabo. Primeren je tudi, kadar administrativni sodelavci porabijo preveč časa za preverjanje naročil in računov ali kadar vodstvo nima dovolj hitrega pregleda nad stroški.
Manjši obrat z zelo omejenim številom artiklov in enim stabilnim dobaviteljem morda ne potrebuje enake ravni funkcionalnosti kot hotel ali dom za starejše. Toda že pri rasti obsega, menjavi zaposlenih ali več lokacijah se prednost centraliziranega postopka hitro pokaže. Prava rešitev ni nujno najobsežnejša, ampak tista, ki zaposlenim prihrani korake in vodstvu zagotovi zanesljive podatke.
Ko je naročanje urejeno, se lahko vodja obrata manj ukvarja z iskanjem informacij in več s kakovostjo storitve. Nabava takrat ni več neviden strošek v ozadju, temveč proces, ki vsak dan podpira bolj premišljene poslovne odločitve.
