- Nabis, poslovne storitve, d.o.o. Srednja vas v Bohinju
- +386(0)31-797-473
Naročila so oddana, računi plačani, zaloga pa večinoma na voljo. Kljub temu vodja obrata pogosto ne zna hitro odgovoriti na preprosto vprašanje: koliko smo v zadnjih treh mesecih dejansko porabili za posamezen artikel? Spremljanje porabe po artiklih to nejasnost spremeni v podatek, na podlagi katerega je mogoče ukrepati.
Za hotel, kuhinjo, dom za starejše ali šolo ni dovolj vedeti le, koliko je bilo porabljeno pri posameznem dobavitelju. Dobavitelj lahko dobavlja zelo različne skupine izdelkov, zato skupni znesek hitro zakrije bistvo. Pravi pregled pokaže, kateri artikli predstavljajo največji strošek, kje se količine spreminjajo in pri katerih izdelkih je čas za preverjanje cene, pakiranja ali načina naročanja.
Gre za redno spremljanje nabavljenih količin in vrednosti na ravni posameznega izdelka. Namesto da organizacija vidi samo skupen mesečni strošek za živila, čistila ali potrošni material, lahko preveri porabo mleka, olja, papirnatih brisač, detergentov, mesa ali kateregakoli drugega artikla posebej.
Tak pogled je uporaben zato, ker večina odstopanj nastane pri konkretnih izdelkih. Skupni strošek za živila se lahko poveča zaradi sezonskega menija, večjega števila gostov ali višjih nabavnih cen. Brez razčlenitve po artiklih pa ni mogoče ločiti med upravičeno spremembo in stroškom, ki bi ga bilo mogoče bolje obvladati.
Pomembna je tudi časovna primerjava. Podatek za en mesec sam po sebi redko pove dovolj. Ko primerjamo porabo istega artikla med meseci, obdobji ali lokacijami, hitreje opazimo spremembo količine, cene ali naročilnih navad.
Predstavljajte si kuhinjo, ki je v enem mesecu za mlečne izdelke porabila več kot običajno. Če je podatek prikazan samo na ravni skupine, se mora nekdo lotiti iskanja po računih, naročilnicah in različnih cenikih. To vzame čas, odgovor pa je lahko še vedno nepopoln.
Pregled po artiklih pokaže, ali je zrasla poraba sira, ali se je spremenila cena masla, ali je bil naročen dražji nadomestni izdelek oziroma ali so bile količine prilagojene povečanemu obsegu dela. Vsak razlog zahteva drugačen odziv. Pri večji porabi je smiselno preveriti planiranje in zalogo, pri višji ceni pa ponudbo, dogovorjene pogoje ali primerljiv artikel.
Enako velja za čistila in potrošni material. Te kategorije so pogosto razpršene med več naročniki in dobavitelji. Posamezna naročila so lahko majhna, vendar se ponavljajo. Brez zbirnega pregleda organizacija hitro spregleda, da za enak ali primerljiv izdelek plačuje različne cene ali da naroča neustrezno količino pakiranj.
Dober pregled ni nujno zapleten, mora pa biti dosleden. Pri vsakem artiklu naj bo mogoče razumeti, koliko je bilo naročeno, kakšna je bila nabavna vrednost in kako se je to spremenilo glede na prejšnje obdobje. Koristna sta tudi podatek o dobavitelju ter enota pakiranja, saj kilogram, kos, zavoj in karton niso neposredno primerljivi.
Pri analizi se običajno pokažejo štiri vrste vprašanj:
Takšna vprašanja niso namenjena iskanju napak za vsako ceno. Namen je ugotoviti, kje se porabi čas in denar ter kje je sprememba procesa smiselna. Pri izdelku z majhno vrednostjo, ki ga organizacija naroči le občasno, podrobna optimizacija verjetno ne bo prednostna naloga. Pri artiklu, ki se uporablja vsak dan in predstavlja pomemben del stroška, pa že majhna razlika hitro postane pomembna.
Povečana vrednost porabe še ne pomeni nujno večje porabe. Cena artikla se lahko spremeni, izbran je lahko drug format pakiranja ali pa je dobavitelj zamenjal izdelek. Zato je treba vrednost vedno pogledati skupaj s količino in enoto mere.
Če je organizacija porabila enako število litrov olja, vrednost pa je višja, je razlog verjetno v ceni. Če je cena primerljiva, količina pa izrazito naraste, je treba preveriti dejansko porabo, zalogo, odpis ali način načrtovanja naročil. Ta razlika prepreči prenagljene sklepe in usmeri pogovor k pravemu vzroku.
Prvi korak je poenotenje artiklov. Isti izdelek se lahko v različnih cenikih pojavlja pod nekoliko drugačnim nazivom, z drugo enoto ali v drugem pakiranju. Če se takšni vnosi obravnavajo kot nepovezani, bo analiza razdrobljena. Smiselno je določiti jasna poimenovanja in skupine, predvsem za izdelke, ki se naročajo pogosto.
Nato je treba določiti obdobje spremljanja. Za vsakodnevne artikle je mesečni pregled običajno dovolj hiter za ukrepanje in hkrati dovolj stabilen za primerjavo. Pri sezonskih obratih, hotelih ali organizacijah z močnim nihanjem števila uporabnikov pa je koristno primerjati tudi primerljiva obdobja, na primer isti mesec v prejšnjem letu ali čas z podobno zasedenostjo.
Tretji korak je določitev odgovornosti. Podatek brez lastnika pogosto ostane le poročilo. Vodja kuhinje lahko preverja količinska odstopanja in primernost artiklov za delo. Nabavnik lahko preverja cene, ponudbe in možnosti združevanja naročil. Vodstvo pa potrebuje kratek pregled ključnih kategorij in artiklov, pri katerih se pojavljajo večja odstopanja ali priložnosti za izboljšanje.
Vsaka razlika ni problem. Višja poraba sadja je lahko posledica novega jedilnika, večje zasedenosti ali sezonske ponudbe. Večja vrednost pri določenem artiklu je lahko upravičena, če organizacija zavestno izbere lokalni, ekološki ali kakovostnejši izdelek.
Ukrepanje je smiselno takrat, ko odstopanja nimajo jasne poslovne ali operativne razlage. To so na primer ponavljajoča se nujna naročila, nenavadno velike količine, različne cene za primerljive artikle ali pogoste zamenjave izdelkov brez predhodnega dogovora. Takrat ni treba takoj menjati dobavitelja. Pogosto že uskladitev naročanja, pregled pakiranja ali pravočasna primerjava ponudbe odpravi del težave.
Pri lokalni preskrbi je treba upoštevati še dodatno okoliščino. Cena ni vedno edino merilo, saj imajo lahko svežina, poreklo, sezonskost in zanesljivost dobave posebno vrednost. Tudi v tem primeru pregled po artiklih pomaga, ker omogoča zavestno odločanje. Organizacija vidi, kaj kupuje, v kakšnih količinah in po kakšni vrednosti, namesto da bi odločala na podlagi občutka.
Ročno spremljanje porabe v preglednicah je mogoče, vendar postane pri več dobaviteljih hitro zahtevno. Ceniki se spreminjajo, artikli se razlikujejo v poimenovanjih, naročila pa nastajajo po telefonu, elektronski pošti in različnih dokumentih. Največ časa se zato pogosto porabi za zbiranje podatkov, ne za njihovo razumevanje.
Centralizirano elektronsko naročanje to poenostavi, ker so naročila in artikli zbrani na enem mestu. Platforma Nabis PRO organizacijam omogoča pregled naročil in porabe ter analizo nabavnih podatkov pri več dobaviteljih. Ključna korist ni v še enem poročilu, temveč v tem, da uporabnik hitreje pride do podatka, ki ga potrebuje za naslednjo nabavno odločitev.
Tak način dela je uporaben tudi za lokalne preskrbne verige, kjer je treba uskladiti ponudbo več proizvajalcev in potrebe več kupcev. V okviru BO JA 100 % lokalno se sistem NABIS uporablja kot digitalna platforma za pregled ponudbe, cenikov in oddajo naročil. Preglednost po artiklih lahko tudi tu olajša načrtovanje naročil in spremljanje dejanske uporabe lokalne ponudbe.
Spremljanje porabe po artiklih ni namenjeno dodatnemu nadzoru zaradi nadzora samega. Njegova vrednost je v krajšem času za iskanje informacij, manj odločanja na pamet in bolj utemeljenih pogovorih z dobavitelji ter sodelavci.
Za začetek ni treba analizirati vsega. Izberite deset do dvajset artiklov z največjo vrednostjo ali največjo pogostostjo naročanja, primerjajte zadnja obdobja in pri odstopanjih preverite količino, ceno ter razlog. Ko tak pregled postane redna praksa, nabava ni več zgolj odzivanje na trenutne potrebe, ampak proces, ki ga je mogoče voditi z več nadzora.
