Naročilo po telefonu, dopolnitev po e-pošti, nato še popravek količine v zadnjem trenutku. Tak način dela je v gostinstvu, ustanovah in trgovinah pogost, vendar hitro ustvari napake, dvojno delo in nejasno sled o tem, kdo je kaj naročil. Spletna naročilnica naročanje postavi v enoten, pregleden proces, kjer so izdelki, količine, cene in oddana naročila zbrani na enem mestu.
Njena vrednost ni le v tem, da papirnati obrazec zamenja zaslon. Dobro urejena naročilnica zaposlenemu prihrani čas pri vsakodnevnem delu, vodji pa omogoči boljši nadzor nad porabo in dobavitelji. Razlika se pokaže že pri povsem običajnem naročilu mleka, čistil ali potrošnega materiala: manj iskanja, manj prepisovanja in manj ugibanja, katera različica cenika trenutno velja.
Kaj je spletna naročilnica?
Spletna naročilnica je digitalni obrazec oziroma sistem za pripravo, oddajo in spremljanje naročil. Uporabnik v njem izbere izdelke, vnese potrebne količine ter naročilo odda dobavitelju po vnaprej določenem postopku. Pri rednem naročanju ne gre za enkraten obrazec, temveč za del nabavnega procesa.
Za kuhinjo v hotelu to lahko pomeni, da vodja kuhinje naroči sveža živila pri več dobaviteljih brez pregledovanja ločenih e-poštnih sporočil. V domu za starejše lahko administracija hitro preveri, kaj je bilo naročeno za posamezno obdobje. Vodstvo pa dobi jasnejšo osnovo za pogovor o porabi, cenah in nabavnih pogojih.
Pomembno je razlikovati med preprostim spletnim obrazcem in nabavno platformo. Obrazec reši oddajo posameznega naročila. Platforma pa lahko združi ponudbo več dobaviteljev, cenike, zgodovino naročil in podatke, ki so potrebni za vodenje nabave. Katera rešitev je primerna, je odvisno od obsega in zahtevnosti naročanja.
Kje se pri naročanju običajno izgubljata čas in denar?
Težava redko nastane zato, ker zaposleni ne bi znali oddati naročila. Nastane zaradi velikega števila majhnih korakov okoli njega. Nekdo išče star cenik, drugi preverja razpoložljivost po telefonu, tretji prepisuje postavke v e-pošto. Ko dobavitelj pošlje spremembo, ni vedno jasno, ali so jo vsi pravočasno upoštevali.
Pri več dobaviteljih se ta zaplet hitro poveča. Izdelki so različno poimenovani, pakiranja niso enaka, pogoji se spreminjajo, naročila pa so razpršena po poštnih predalih, zvezkih in sporočilih. Če vodja želi preveriti mesečno porabo določene skupine izdelkov, mora podatke pogosto zbirati ročno. To ni le administrativna nevšečnost, ampak omejuje sposobnost organizacije, da pravočasno zazna odstopanja.
Pogosta napaka je tudi naročanje na podlagi navade. Zaposleni izbere izdelek, ki ga vedno naroča, čeprav bi bila v aktualni ponudbi druga ustrezna možnost ali drugačno pakiranje. Spletni sistem ne more samodejno nadomestiti strokovne presoje uporabnika, lahko pa mu pri odločitvi pokaže primerljive in aktualne informacije.
Kako spletna naročilnica spremeni dnevno delo
Najboljša rešitev ni tista z največ meniji, ampak tista, ki zaposlenega hitro pripelje od potrebe do pravilno oddanega naročila. Za dnevnega uporabnika mora biti pot kratka: najprej najde izdelek, nato preveri ceno in pakiranje, vnese količino ter naročilo potrdi. Če je za vsak korak potrebnih več klicev ali dodatno usklajevanje, digitalizacija ni dosegla svojega namena.
Pri dobro urejenem procesu se podatki ne začnejo zbirati šele ob koncu meseca. Nastajajo že ob oddaji naročila. Zato lahko odgovorna oseba vidi, kaj je bilo naročeno, pri kom, v kakšni količini in po kateri ceni. To pomaga pri usklajevanju med kuhinjo, skladiščem, administracijo in vodstvom, zlasti kadar za naročanje skrbi več ljudi.
Koristi so konkretne: manj prepisovanja zmanjša možnost napačnih artiklov ali količin, enotna evidenca skrajša iskanje preteklih naročil, aktualni ceniki pa olajšajo primerjavo ponudbe. Prihranek ni nujno enak pri vsaki organizaciji. Obrat z nekaj rednimi naročili bo najprej občutil več reda in manj administracije, večja ustanova z več naročniki in dobavitelji pa predvsem boljši nadzor ter uporabnejše podatke o porabi.
Kaj mora imeti uporabna spletna naročilnica
Pri izbiri ne ocenjujte rešitve samo po videzu. Preverite, ali podpira dejanski način dela vaše organizacije. Pred odločitvijo je smiselno preveriti štiri področja:
- ali so izdelki, pakiranja in ceniki predstavljeni jasno in dovolj ažurno;
- ali lahko uporabnik enostavno pripravi naročila pri več dobaviteljih;
- ali je mogoče pozneje hitro najti oddana naročila in pregledati porabo;
- ali rešitev omogoča primerjavo informacij, ki so pomembne za nabavno odločitev.
Dodaten vidik je odgovornost za podatke. Nekdo mora skrbeti, da so šifranti, izdelki in ceniki urejeni, sicer se netočnost iz starega procesa samo preseli v nov sistem. Zato digitalno naročanje najbolje deluje, kadar ga spremljajo jasna pravila: kdo naroča, do kdaj se naročilo odda, kdo preverja spremembe in kako se obravnavajo posebne zahteve.
Za organizacije brez večje lastne nabavne ekipe je koristno tudi, da za sistemom stoji strokovna podpora. Tehnologija lahko uredi potek naročila, ne more pa namesto kupca presoditi, kateri dobavitelj je primeren ali kako se pogajati o pogojih. Prav povezava podatkovnega pregleda in praktičnih nabavnih izkušenj je pogosto odločilna pri zahtevnejših nabavnih kategorijah.
Spletna naročilnica ni samo orodje za oddajo naročila
Ko so naročila zbrana na enem mestu, se lahko organizacija začne spraševati tudi boljša vprašanja. Ali so se cene določene skupine izdelkov spremenile? Kje nastajajo največja odstopanja od načrtovane porabe? Ali več enot naroča podobne izdelke pod različnimi pogoji? Takšna vprašanja niso namenjena ustvarjanju dodatnih poročil, ampak boljšim vsakodnevnim odločitvam.
Nabis PRO je primer platforme, ki centralizira elektronsko naročanje pri več dobaviteljih, pregled cenikov, spremljanje naročil in analizo nabavnih podatkov. Tak pristop je posebej uporaben tam, kjer se nabava ne konča pri enem dobavitelju in enem naročniku, temveč zahteva usklajevanje ponudbe, cen in potreb različnih uporabnikov.
Podoben princip je uporaben tudi pri lokalnih preskrbnih verigah. V okviru BO JA 100 % lokalno se sistem NABIS uporablja kot digitalna platforma za pregled ponudbe lokalnih proizvajalcev in cenikov ter za oddajo naročil. Kupci tako lažje pregledajo lokalno ponudbo, proizvajalci pa dobijo bolj urejen kanal za sodelovanje z gostinci, hoteli in javnimi ustanovami. Digitalna rešitev sama po sebi ne zagotovi lokalne oskrbe, lahko pa bistveno zmanjša organizacijske ovire, ki takšno sodelovanje pogosto zavirajo.
Kako uvesti sistem brez dodatne zmede
Najslabši začetek je, da organizacija digitalno naročilnico uvede za vse artikle, vse zaposlene in vse izjeme hkrati. Veliko bolj učinkovito je začeti z najbolj ponavljajočim se delom nabave, kjer so težave jasno vidne. To so lahko redna živila, čistila ali potrošni material pri nekaj ključnih dobaviteljih.
Najprej določite, kdo pripravlja naročilo, kdo ga potrjuje in kdo potrebuje pregled nad podatki. Nato uredite osnovne podatke o izdelkih, pakiranjih in dobaviteljih. Šele ko je ta osnova jasna, ima smisel določiti način obravnave izjem, kot so nujna naročila, zamenjave artiklov ali začasne spremembe ponudbe.
V prvih tednih spremljajte predvsem praktična vprašanja uporabnikov. Ali hitro najdejo artikel? Ali razumejo pakiranje? Ali je razvidno, komu je bilo naročilo poslano? Povratne informacije ljudi, ki naročajo vsak dan, so vrednejše od splošnega vtisa, da je sistem videti sodobno. Uspešna uvedba se pokaže takrat, ko zaposleni ne potrebujejo vzporednega zvezka ali dodatnega e-poštnega seznama, da bi bili prepričani o stanju naročila.
Začnite pri enem konkretnem nabavnem problemu
Spletna naročilnica ni cilj sama po sebi. Je način, da naročila postanejo hitrejša, sledljiva in uporabna tudi za odločanje o nabavi. Če danes največ časa izgubljate z iskanjem cenikov, začnite tam. Če so največji problem napake pri količinah, naj bo prvi cilj jasen pregled artiklov in pakiranj. Dober proces se običajno ne začne z velikim projektom, ampak z enim naročilom, ki ga je od jutri naprej lažje pripraviti in preveriti.