- Nabis, poslovne storitve, d.o.o. Srednja vas v Bohinju
- +386(0)31-797-473
Ko vodja kuhinje naroča zelenjavo po telefonu, čistila po e-pošti in pijačo prek drugega spletnega portala, se napake ne pojavijo zato, ker delo ni opravljeno dobro. Pojavijo se, ker je proces razdrobljen. Sistem za nabavo hotelov vzpostavi enotno delovno okolje, v katerem je lažje naročati, preverjati cene in razumeti, kam odhaja denar.
Hotel ima pri nabavi posebno dinamiko. Kuhinja potrebuje pravočasne dobave in prilagodljivost, gospodinjstvo ne sme ostati brez potrošnega materiala, vodstvo pa pričakuje nadzor nad stroški. Če vsak oddelek dela po svojem postopku, se informacije hitro izgubijo med telefonskimi klici, elektronsko pošto, različicami cenikov in računi. Posledica niso nujno velike posamezne napake, temveč veliko majhnih izgub časa, preglednosti in pogajalske moči.
Nabava v hotelu ni samo oddaja naročila. Pred njo je preverjanje zalog, usklajevanje potreb med kuhinjo, strežbo in drugimi oddelki, iskanje ustreznega izdelka ter primerjava ponudb. Po njej sledijo spremljanje dobave, morebitne spremembe in preverjanje, kaj je bilo dejansko naročeno. Če so ti koraki razpršeni po različnih kanalih, jih je težko ponoviti enako dobro tudi ob menjavi zaposlenega ali v najbolj obremenjenem delu sezone.
Pogosta težava so ceniki. Dobavitelji jih posodabljajo različno pogosto in v različnih oblikah. Nabavnik lahko prejme datoteko po e-pošti, vodja kuhinje pa naroča po starejšem seznamu ali po spominu. Razlika pri posameznem izdelku se morda zdi majhna, vendar se ob rednih naročilih in več kategorijah hitro nabere. Še večja težava je, da vodstvo brez zbranih podatkov težko ugotovi, ali gre za upravičeno višjo porabo, dražje cene ali neustrezen način naročanja.
V hotelih se to pogosto pokaže ob odsotnosti ključne osebe. Dokler je vodja kuhinje prisoten, ve, pri kom se naroča določeno blago, kateri nadomestni izdelek je sprejemljiv in kakšni so dogovorjeni pogoji. Ko ga ni, začnejo sodelavci iskati stare pogovore, klicati dobavitelje ali naročati na podlagi nepopolnih podatkov. Dober proces ne sme temeljiti le na spominu posameznika.
Uporaben sistem ne pomeni zgolj še enega obrazca za naročanje. Njegova vrednost je v tem, da na enem mestu poveže ponudbo več dobaviteljev, aktualne cenike, oddajo naročil in zgodovino porabe. Dnevnemu uporabniku prihrani iskanje informacij, odločevalcu pa zagotovi podlago za spremljanje stroškov.
Za vodjo kuhinje je najpomembneje, da hitro najde izdelke, ki jih potrebuje, preveri ceno in odda naročilo brez prepisovanja podatkov v več e-sporočil. Pri tem sta pomembni preglednost artiklov in možnost primerjave, ne pa zapleten postopek, ki bi upočasnil delo. Če sistem zahteva preveč klikov ali ročnega vnašanja, ga bo ekipa v praksi obšla.
Za vodstvo je pomemben drug pogled. Potrebuje jasno evidenco, kdo je naročil, pri katerem dobavitelju, za kakšno vrednost in v kateri kategoriji. Takšni podatki omogočajo bolj konkretne pogovore z vodji oddelkov in dobavitelji. Namesto občutka, da so stroški višji, je mogoče pogledati, katere skupine izdelkov so se spremenile, kje se poraba ponavlja in pri katerih naročilih so pogoji manj ugodni.
Sistem tudi ne nadomesti presoje zaposlenih. Pri svežih živilih, lokalni ponudbi ali izdelkih s posebnimi zahtevami kakovost, rok dobave in zanesljivost dobavitelja pogosto niso manj pomembni od cene. Dobra rešitev pomaga primerjati informacije, končna odločitev pa ostaja poslovna odločitev hotela.
Največ časa se pri razpršeni nabavi pogosto ne izgubi pri samem izboru izdelkov, temveč pri usklajevanju. Ali je bilo naročilo že poslano? Katera količina je bila dogovorjena? Je dobavitelj potrdil spremembo? Kdo ima zadnji cenik? Ko so naročila zbrana v enem sistemu, so odgovori dosegljivi brez brskanja po komunikaciji več ljudi.
To ne pomeni, da mora hotel vse kupovati pri enem dobavitelju. Prav nasprotno: pri več dobaviteljih postane centralizacija še bolj koristna. Hotel lahko ohrani odnose z izbranimi partnerji, obenem pa naročila pripravi in spremlja v enotnem okolju. Tako je manj dvojnega vnosa, manj možnosti, da se naroči napačen artikel, in manj odvisnosti od osebnih map ali zasebnih e-poštnih predalov.
Korist je posebej opazna pri ponavljajočih se naročilih. Pri osnovnih živilih, pijači, čistilih in potrošnem materialu je pomembno, da uporabnik izhaja iz pregledne ponudbe ter hitro sestavi naročilo glede na dejanske potrebe. S tem se skrajša rutinsko delo, več časa pa ostane za preverjanje odstopanj, kakovosti in potreb gostov.
Prejeti cenik sam po sebi še ne zagotavlja boljšega nabavnega odločanja. Težava nastane, ko je več cenikov v različnih formatih, izdelki pa niso zapisani enako. Uporabnik zato ne primerja vedno enakih pakiranj, blagovnih znamk ali kakovostnih razredov. Navidezno nižja cena lahko pomeni drugačno enoto, drugačno pakiranje ali izdelek, ki za kuhinjo ni ustrezen.
Primerjava mora zato potekati ob jasnem kontekstu. Pri živilih je treba upoštevati specifikacijo izdelka, pakiranje, poreklo, sezonskost in dobavni ritem. Pri čistilih lahko odločajo koncentracija, način uporabe in poraba na enoto. Pri hotelu, ki želi poudariti lokalno ali ekološko ponudbo, je izbira lahko zavestno širša od same najnižje cene.
Digitalni pregled cenikov omogoča, da se primerjava opravi hitreje in na podlagi bolj urejenih podatkov. Ko so ceniki in naročila povezani, je lažje opaziti spremembe cen ter preveriti, ali se določen izdelek redno naroča pri dobavitelju, ki ni več najprimernejša izbira. To je tudi boljša izhodiščna točka za pogajanja, saj hotel nastopa z dejanskimi podatki o svoji nabavi, ne le s splošnim vtisom.
Vodstvo hotela ne potrebuje dodatnih poročil, ki jih nihče ne odpre. Potrebuje podatke, na katere lahko ukrepa. Pregled naročil in porabe lahko pokaže, katere kategorije imajo največjo vrednost, pri katerih dobaviteljih se nabava koncentrira in kje prihaja do neobičajnih sprememb.
Če se poraba določene skupine izdelkov poveča, to ni samodejno problem. Hotel je lahko bolj zaseden, organizira dogodek ali uvaja drugačen koncept ponudbe. Smisel podatkov ni v tem, da bi zaposlenim otežili naročanje, temveč da se pravo vprašanje postavi pravočasno. Je rast porabe posledica večjega obsega poslovanja, spremenjene cene, slabšega načrtovanja ali izbire drugega izdelka?
Takšen pogled je uporaben tudi za finančnega vodjo. Namesto zbiranja podatkov iz več virov lahko lažje sodeluje z operativno ekipo pri načrtovanju nabave. Vodja kuhinje pozna potrebe obrata, finančni vodja pa lahko pomaga oceniti vpliv sprememb na stroške. Sistem postane skupno izhodišče, ne dodatna administrativna obveznost.
Največ napak pri uvajanju se zgodi, ko se projekt začne s tehnologijo, ne pa z delovnim procesom. Pred izbiro sistema je koristno popisati, kdo naroča posamezne kategorije, kako se trenutno potrjujejo naročila, kje se hranijo ceniki in katere informacije vodstvu najbolj manjkajo. Že ta pregled pogosto razkrije podvojeno delo in nejasne odgovornosti.
Nato je smiselno začeti s kategorijami, kjer je največ ponavljanja ali kjer nastaja največ administracije. To so lahko osnovna živila, pijača ali čistila. Ekipa naj v sistemu čim prej vidi konkretno korist: hitrejše naročilo, preglednejši cenik ali lažje iskanje preteklega naročila. Če uporabnik občuti le nov nadzor, brez praktične olajšave, bo spremembo razumel kot dodatno breme.
Pomembna je tudi ureditev dobaviteljske baze. Digitalni sistem je toliko uporaben, kolikor so pregledni podatki v njem. Zato se je vredno dogovoriti, kdo skrbi za cenike, kdo preverja spremembe ponudbe in kako se obravnavajo posebna naročila. Pri tem lahko zunanja nabavna podpora pomaga predvsem tam, kjer hotel nima lastne večje nabavne ekipe ali časa za redna pogajanja.
Nabis PRO je primer platforme, ki združuje elektronsko naročanje pri več dobaviteljih, pregled in primerjavo cenikov, spremljanje naročil ter analizo nabavnih podatkov. Poleg digitalnega orodja je pri takem pristopu pomembna tudi strokovna podpora pri iskanju dobaviteljev in nabavnih pogojih, saj sama platforma ne more nadomestiti dobrega poznavanja trga in potreb posameznega hotela.
Hotel, ki sodeluje z lokalnimi pridelovalci, se pogosto sreča z dodatnim izzivom: ponudba je raznolika, sezonska in jo je težje spremljati prek ustaljenih kanalov. To ni razlog, da bi lokalno nabavo obravnavali ločeno od preostalega procesa. Nasprotno, urejen digitalni pregled ponudbe in cenikov lahko takšne odnose poenostavi.
V okviru lokalne preskrbne verige BO JA 100 % lokalno se sistem NABIS uporablja kot digitalna platforma za pregled ponudbe lokalnih proizvajalcev in cenikov ter oddajo naročil. Takšen način dela kupcem olajša dostop do razpoložljive lokalne ponudbe, proizvajalcem pa zagotavlja bolj pregleden kanal za sodelovanje. Za hotel je to praktična možnost, da pri nabavi upošteva tudi poreklo, sezono in značaj svoje ponudbe, ne da bi se odpovedal urejenemu postopku naročanja.
Prvi korak ni nujno velika sprememba. Dovolj je, da hotel natančno pogleda, koliko časa vsak teden porabi za iskanje cenikov, usklajevanje naročil in preverjanje pretekle porabe. Tam, kjer se informacije danes izgubljajo, lahko urejen sistem za nabavo najhitreje začne vračati čas ekipi in nadzor vodstvu.
