- Nabis, poslovne storitve, d.o.o. Srednja vas v Bohinju
- +386(0)31-797-473
Ob 10. uri kuhinja ugotovi, da bo za vikend potrebovala več sveže zelenjave. Vodja kuhinje preveri sporočila, poišče zadnji cenik in pokliče dobavitelja, medtem ko administracija preverja še naročilo pijače in čistil. Naročanje živil za restavracije se pogosto zaplete prav v takšnih drobnih, vsakdanjih opravilih – ne zato, ker bi bilo naročilo zahtevno, temveč ker so podatki in komunikacija razpršeni.
Ko restavracija naroča pri več dobaviteljih po telefonu, elektronski pošti in različnih spletnih portalih, se hitro izgubijo čas, pregled in sledljivost. Posledica niso le administrativne nevšečnosti. Napačna količina, spregledana sprememba cene ali dvojno naročilo neposredno vplivajo na stroške in delo v kuhinji.
V manjšem obratu se lahko zdi, da je ustaljen način naročanja povsem obvladljiv. Kuhinja ve, pri kom naroča meso, kdo pripelje mlečne izdelke in kje se običajno naroča suha roba. Težava se pokaže, ko je treba odgovoriti na preprosto vprašanje: kaj smo prejšnji mesec naročili, po kakšni ceni in pri katerem dobavitelju?
Če so naročila razpršena po e-poštnih predalih, zvezkih, sporočilih in telefonskih dogovorih, odgovor zahteva iskanje. Vodja obrata zato pogosto nima celotne slike o porabi, finančna služba pa podatke dobiva z zamikom. Pri več lokacijah ali izmenah je tveganje še večje, saj vsak sodelavec lahko uporablja nekoliko drugačen način dela.
Ceniki so dodaten vir negotovosti. Dobavitelji jih posodabljajo, izdelki niso vedno zapisani enako, pakiranja se razlikujejo, akcijske ponudbe pa veljajo omejen čas. Primerjava samo nabavne cene zato ni dovolj. Upoštevati je treba tudi pakiranje, razpoložljivost, minimalno vrednost naročila, dostavni dan in kakovost izdelka. Najnižja cena na prvi pogled ni nujno najboljša odločitev za kuhinjo.
Napake se pogosto pojavijo pri prenosu informacij. Kuhinja na primer sporoči potrebo po desetih kilogramih paradižnika, naročilo pa se odda v napačni enoti ali pri napačnem dobavitelju. Takšna napaka pomeni dodatne klice, vračila, nujne nakupe in pritisk na osebje. Urejen proces teh zapletov ne odpravi povsem, jih pa bistveno lažje preprečuje in pravočasno zazna.
Učinkovito naročanje ni samo hitrejša oddaja naročil. Gre za jasen dogovor, kdo določa potrebe, kdo preverja ponudbo, kdo naročilo potrdi in kje ostane evidenca. Restavracija s tem ne uvaja nepotrebne birokracije, ampak zmanjšuje število korakov, ki jih mora ekipa vsak dan opraviti ročno.
Vodja kuhinje naj določi potrebe glede na jedilnik, zasedenost, zalogo in predvidene dogodke. Oseba, ki oddaja naročilo, naj ima dostop do aktualne ponudbe in naj ne prepisuje podatkov iz več različnih virov. Vodja obrata ali odgovorna oseba pa potrebuje možnost pregleda nad večjimi odstopanji, izrednimi nakupi in skupno porabo.
V manjših restavracijah lahko te vloge opravlja ena oseba. To ni problem, dokler je postopek jasen in je evidenca dostopna tudi drugim pooblaščenim sodelavcem. Ključno je, da nabava ni odvisna od spomina ene osebe ali od njenega telefona.
Za pogosto naročane izdelke je smiselno določiti ustrezno pakiranje, običajno količino in želeno kakovost. Pri olju, moki, mleku ali čistilih so takšni dogovori precej preprosti. Pri svežem sadju, zelenjavi, ribah in mesu pa mora ostati dovolj prostora za prilagoditev sezoni, dnevni ponudbi in dejanski razpoložljivosti.
Standardizacija ne pomeni, da mora kuhinja vedno kupiti isti izdelek. Pomeni predvsem, da naročnik ve, kaj primerja. Kilogram ni enak kilogramu, če so razlike v poreklu, kalibru, kakovostnem razredu ali uporabnosti za konkreten recept bistvene.
Pred oddajo naj odgovorna oseba preveri štiri stvari:
Tak pregled praviloma vzame manj časa kot reševanje ene same napačne dobave. Posebej uporaben je pred vikendi, prazniki, večjimi skupinami in sezonsko bolj intenzivnimi obdobji.
Restavracija, ki sodeluje z več dobavitelji, ne potrebuje nujno več ločenih načinov naročanja. Centralizirana digitalna platforma omogoča, da so ponudbe, ceniki in oddana naročila zbrani na enem mestu. Uporabnik hitreje poišče izdelek, primerja razpoložljive možnosti in naročilo odda po enotnem postopku.
To je uporabno predvsem zato, ker se podatki ne izgubijo po oddaji naročila. Kasneje je mogoče preveriti, kaj je bilo naročeno, pri kom in po kakšnih pogojih. Vodja obrata dobi boljši pregled nad porabo, kuhinja pa manj prekinitev zaradi iskanja starih sporočil ali cenikov.
Nabis PRO je zasnovan prav za takšno centralizacijo naročanja pri več dobaviteljih. Poleg oddaje naročil omogoča pregled in primerjavo cenikov ter spremljanje naročil in porabe. V praksi to ne nadomesti presoje vodje kuhinje, ampak mu da boljše izhodišče za odločanje in manj administrativnega dela.
Digitalno naročanje ima tudi omejitve, ki jih je dobro razumeti. Sistem sam ne more vedeti, koliko gosta bo dejansko pojedel, ali bo jutrišnja rezervacija odpovedana oziroma katera sezonska sestavina najbolje ustreza jedilniku. Te odločitve ostajajo v rokah kuhinje. Njegova vrednost je v tem, da so podatki za odločitev dostopni, primerljivi in sledljivi.
Pri lokalnih proizvajalcih je prednost pogosto v svežini, poreklu in neposrednejšem odnosu. Hkrati je lahko ponudba bolj sezonska, količine pa manj predvidljive kot pri velikih distribucijskih poteh. Zato je pregled aktualne ponudbe še toliko pomembnejši.
V okviru lokalne preskrbne verige BO JA 100 % lokalno se sistem NABIS uporablja kot digitalna platforma za pregled ponudbe lokalnih proizvajalcev in cenikov ter za oddajo naročil. Tak pristop lahko gostincem, hotelom in ustanovam olajša sodelovanje z več lokalnimi ponudniki, ne da bi morali podatke iskati po ločenih kanalih.
Za restavracijo to pomeni, da lahko lokalne sestavine vključi v redni nabavni proces, ne le v občasna naročila. Seveda je treba pri tem jedilnik in količine prilagoditi sezoni ter dejanski ponudbi. Prav ta prilagodljivost je pogosto prednost, če je podprta z jasnimi informacijami.
Evidenca naročil je koristna šele, ko jo restavracija uporabi. Vodja obrata lahko na primer mesečno pregleda, pri katerih skupinah izdelkov poraba odstopa od pričakovanj. To ni iskanje krivca, temveč izhodišče za vprašanja: ali se je spremenila zasedenost, ali je prišlo do več odpisa, ali so se cene zvišale, ali naročamo prevelike količine?
Smiselno je spremljati predvsem ponavljajoče se nakupe, cenovna odstopanja pri primerljivih izdelkih in izredna naročila. Prav izredna naročila so pogosto dober pokazatelj, da so zaloge prenizke, komunikacija med izmenami nejasna ali pa načrtovanje jedilnika ni dovolj povezano z nabavo.
Podatki ne zahtevajo zapletenih analiz. Že reden, kratek pregled porabe lahko pokaže, kje je treba preveriti pogoje pri dobavitelju, prilagoditi standardne količine ali spremeniti notranji postopek naročanja. Pri tem je koristna tudi strokovna podpora pri iskanju dobaviteljev in pogajanjih o nabavnih pogojih, zlasti kadar restavracija nima lastne nabavne ekipe.
Ni treba, da restavracija čez noč spremeni celotno nabavo. Dober začetek je lahko že ureditev naročanja pri dobaviteljih, kjer se pojavlja največ sporočil, največ napak ali največ nejasnosti glede cen. Ko ekipa vidi, da je postopek hitrejši in da so naročila lažje preverljiva, je nadaljnja ureditev precej enostavnejša.
Najboljši nabavni proces ni tisti z največ pravili, ampak tisti, v katerem kuhinja pravočasno dobi prave izdelke, vodstvo razume porabo, dobavitelji pa prejmejo jasna naročila. Če je danes za preverjanje enega naročila potrebnih več klicev in iskanje po e-pošti, je to dober znak, da je čas za bolj urejen način dela.
