- Nabis, poslovne storitve, d.o.o. Srednja vas v Bohinju
- +386(0)31-797-473
Naročilo, oddano po telefonu, drugo po elektronski pošti, tretje iz stare preglednice – tako se nabava hitro spremeni v niz nujnih opravil brez pravega nadzora. Nabavna politika podjetja postavi jasna pravila: kdo naroča, kaj se naroča, pri kom, po katerih pogojih in kako se preverja poraba. Njena vrednost ni v dokumentu, ki ostane v predalu, temveč v manj napakah, boljših odločitvah in preglednejšem vsakdanu.
Za hotel, restavracijo, šolo, vrtec ali dom za starejše je nabava neposredno povezana z delovanjem obrata. Kuhinja potrebuje pravočasno dostavljene sestavine, čistilno osebje ustrezna sredstva, vodstvo pa mora razumeti, kam odhaja denar. Brez enotnega pristopa se odgovornost pogosto razprši, stroški pa postanejo vidni šele, ko je proračun že presežen.
Nabavna politika je skupek odločitev in pravil, ki usmerjajo nabavo. Določa cilje, odgovornosti, postopke izbire dobaviteljev, način naročanja, potrjevanja ter spremljanja cen in porabe. Ni nujno dolga ali zapletena. Za manjši obrat je lahko uporabna že na nekaj jasno zapisanih straneh, če jo zaposleni dejansko uporabljajo.
Dobra politika ne pomeni, da mora vodja kuhinje za vsako škatlo rokavic pridobiti tri ponudbe. Pomeni pa, da so ponavljajoča naročila urejena, da so dogovorjeni izdelki in dobavitelji znani ter da so odstopanja utemeljena. Pri izdelkih, kjer je kakovost ali zanesljivost dobave ključna, naj cena ne bo edino merilo. Pri standardnem potrošnem materialu pa je primerjava cen običajno smiselna in hitra.
Namen je preprost: porabiti manj časa za usklajevanje in več časa za odločitve, ki vplivajo na strošek, kakovost in nemoteno delo.
Največ težav ne nastane zaradi enega velikega napačnega naročila, ampak zaradi ponavljajočih se malenkosti. Različni zaposleni naročajo iste izdelke pri različnih dobaviteljih. Ceniki so v priponkah elektronske pošte ali v zastarelih datotekah. Nihče ne preveri, ali je cena na računu skladna z dogovorjeno ceno. Vodstvo pa dobi skupni znesek porabe, ne pa odgovora, kateri izdelki, oddelki ali dobavitelji jo ustvarjajo.
Tak način dela ima več posledic. Administracija se podvaja, naročila se težje sledijo, pri odsotnosti sodelavca se hitro pojavijo prekinitve. Dobavitelj prejema nepopolna naročila, kupec pa pozneje išče, kdo je kaj naročil in zakaj. To poveča možnost napačne količine, napačnega pakiranja ali nenaročenih zamenjav.
Poseben problem so nujna naročila. Ta so v gostinstvu in ustanovah včasih neizogibna, zato jih politika ne sme prepovedati na papirju. Smiselno pa je, da določi postopek: kdo lahko odobri izjemo, kako se evidentira razlog in kako se po dogodku preveri, ali bi bilo mogoče potrebo predvideti. Če se ista nujnost ponavlja, ne gre več za izjemo, temveč za težavo v načrtovanju zaloge ali dobavnem dogovoru.
Najboljša nabavna politika je dovolj natančna za vsakdanjo uporabo in dovolj prilagodljiva za posebne situacije. Pripraviti jo je smiselno na podlagi dejanskega poteka naročanja, ne na podlagi idealnega procesa, ki ga nihče ne more izvajati.
Najprej se dogovorite, kaj želite z nabavo doseči. Pri nekaterih organizacijah bo prvi cilj boljši nadzor nad porabo. Drugje je ključna zanesljivost dobav, zmanjšanje administrativnega dela ali boljša primerjava cen med dobavitelji.
Cilji naj bodo konkretni. Namesto splošne zahteve po nižjih stroških je uporabnejše vprašanje: za katere skupine izdelkov nimamo pregleda nad cenami, pri katerih dobaviteljih naročamo največ in kje se pojavljajo največja odstopanja? Tako se razprava premakne od občutka do podatkov.
V manjših organizacijah je lahko ista oseba uporabnik, naročnik in prevzemnik blaga. To samo po sebi ni težava, če so naloge jasne. Nekdo mora skrbeti za seznam redno naročanih izdelkov, nekdo za potrditev naročil nad določenim zneskom, nekdo pa za preverjanje dostave in evidentiranje odstopanj.
Ne ustvarjajte več stopenj potrjevanja samo zato, ker se tako zdi bolj nadzorovano. Če mora biti vsako manjše naročilo potrjeno pri direktorju, se postopek upočasni, odgovornost pa ne postane nujno boljša. Meje naj sledijo vrednosti, tveganju in pogostosti nabave.
Dobaviteljev ne izbiramo zgolj po eni ponudbi. Pri svežih živilih so lahko pomembni kakovost, razpoložljivost, dostavni termini in odzivnost ob reklamaciji. Pri čistilih ali pisarniškem materialu imata večjo težo primerljivost artiklov in cenovna disciplina. Pri lokalnih pridelovalcih je lahko pomemben tudi sezonski obseg ponudbe.
Nabavna politika naj zato določi osnovna merila ocenjevanja in obdobje, v katerem se pogoji ponovno preverijo. To ne pomeni stalnega menjavanja partnerjev. Stabilen dobaviteljski odnos je lahko zelo koristen, če temelji na preglednih pogojih in korektni komunikaciji. Primerjava ponudb pa ostaja potrebna, kadar se cene, kakovost ali zanesljivost dobave opazno spremenijo.
Pogosta napaka je, da organizacija poskuša omejiti vse izbire. Bolj učinkovito je določiti standardne artikle tam, kjer to prinaša korist. Če se za redno porabo uporabljajo enaki izdelki, so primerjava cen, naročanje in nadzor precej enostavnejši.
To ne pomeni, da mora kuhinja opustiti kakovostne ali sezonske sestavine. Pomeni le, da se pri skupinah, kjer so izdelki primerljivi, izognete nepotrebni razdrobljenosti. Enotna specifikacija za brisače, čistila ali osnovni potrošni material zmanjšuje število napak in olajša pogajanja.
Politika brez rednega pregleda hitro postane formalnost. Koristno je spremljati vsaj naročila po dobaviteljih, skupinah izdelkov, lokacijah ali stroškovnih mestih. Vodja tako prej opazi nenavadno rast porabe, podvojena naročila ali artikle, pri katerih se cene pogosto spreminjajo.
Za to ni potreben dolg mesečni sestanek. Pogosto zadošča kratek pregled ključnih odstopanj: kaj se je podražilo, kaj se naroča več kot običajno, katera naročila niso bila izvedena po dogovorjenem postopku in katere reklamacije se ponavljajo. Pomembno je, da ugotovitev vodi v ukrep – pogovor z dobaviteljem, spremembo artikla, prilagoditev plana ali jasnejše pravilo naročanja.
Če so ceniki, naročila in komunikacija razpršeni po elektronski pošti, telefonih in mapah, je težko dosledno izvajati tudi dobro zastavljena pravila. Digitalna platforma lahko zbere ponudbo več dobaviteljev na enem mestu, omogoči pregled cenikov, poenostavi oddajo naročil in ohrani evidenco za poznejši pregled.
Praktična korist ni samo hitrejši klik do naročila. Uporabnik vidi dogovorjeni asortiment, naročilo je sledljivo, vodstvo pa lažje pridobi podlago za analizo porabe. Nabis PRO je primer takšne podpore organizacijam, ki naročajo pri več dobaviteljih in želijo poenostaviti operativno delo, ne da bi izgubile pregled nad pogoji in stroški.
Digitalno okolje je uporabno tudi za lokalne preskrbne verige. V okviru lokalne preskrbne verige BO JA 100 % lokalno se sistem NABIS uporablja kot digitalna platforma za pregled ponudbe lokalnih proizvajalcev in cenikov ter za oddajo naročil. Tak pristop kupcem olajša dostop do lokalne in ekološke ponudbe, proizvajalcem pa daje jasnejši kanal za sodelovanje. Pri tem ostaja pomembno, da so naročilni roki, razpoložljivost in pričakovane količine dogovorjeni realno.
Začnite z enim nabavnim področjem, kjer se težave najpogosteje ponavljajo. To so lahko živila, čistila ali potrošni material. Preglejte zadnja naročila, cenike in račune ter poiščite vzorce: preveč različnih artiklov, nejasne cene, naročila pri preveč dobaviteljih ali pogoste nujne dostope.
Nato določite nekaj pravil, ki jih lahko zaposleni upoštevajo takoj. Kdo naroča, kateri artikli so standardni, kdaj je potrebna odobritev, kako se obravnava zamenjava izdelka in kam se zabeleži reklamacija. Pravila preverite v praksi po nekaj tednih. Če povzročajo zamude brez jasne koristi, jih prilagodite.
Nazadnje vzpostavite redni pregled. Ni treba, da je obsežen, mora pa biti ponovljiv. Nabavna politika postane učinkovita šele, ko se organizacija iz posameznih naročil nauči, kako bolje načrtovati naslednja.
Dobro urejena nabava ne omejuje ljudi, ki skrbijo za nemoteno delo obrata. Daje jim jasnejšo pot do naročila, vodstvu pa podatke za pravočasne odločitve. Prav tam se začne manj stroškov, manj improvizacije in več nadzora.
