- Nabis, poslovne storitve, d.o.o. Srednja vas v Bohinju
- +386(0)31-797-473
Ko vodja kuhinje zjutraj ugotovi, da primanjkuje papirnatih brisač, čistila ali določene sestavine za malico, ni časa za iskanje starih e-sporočil in klicanje treh dobaviteljev. Nabava materiala za vrtce mora delovati tudi takrat, ko se potrebe spremenijo čez noč. Pri tem ni ključno le, ali je blago naročeno, ampak ali je naročilo oddano pravočasno, po ustrezni ceni in z jasno sledjo za ustanovo.
Vrtci redno nabavljajo zelo različne skupine izdelkov: živila za pripravo obrokov, čistila, higienski material, pisarniški material, potrošni material za igralnice in izdelke za vzdrževanje. Če se vsaka skupina naroča po svojem postopku, se hitro naberejo nepotrebni klici, podvojena naročila in računi, ki jih je težko povezati z dejansko porabo. Dober proces ne pomeni več obrazcev. Pomeni, da imajo odgovorni manj ugibanja in več nadzora.
Pri vrtcu se nabavne odločitve pogosto sprejemajo med vsakodnevnimi operativnimi nalogami. Kuhinja potrebuje sveža živila, enota potrebuje higienske izdelke, administracija naroča pisarniški material, vodstvo pa mora spremljati proračun in pogoje naročanja. Vsak od teh uporabnikov vidi le del celote.
Zato težava navadno ni v enem velikem naročilu, temveč v številnih manjših. Naročila po telefonu, sporočilih in elektronski pošti so na prvi pogled hitra. Ko pa je treba preveriti, kdo je kaj naročil, ali je bila cena pravilna in ali je dobava prispela, se proces upočasni. Če se spremeni oseba, ki je naročila običajno oddajala, se znanje o dobaviteljih, artiklih in dogovorjenih pogojih pogosto prenese le delno.
Posebnost vrtcev je tudi predvidljivost, ki ni nikoli popolna. Jedilniki in število obrokov omogočajo načrtovanje, vendar se lahko spremenijo ob odsotnostih, dogodkih, prehranskih prilagoditvah ali zamudah pri dobavi. Proces mora zato omogočati hitro naročanje, ne da bi ob tem izgubil red.
Najprej je smiselno določiti, kdo sme naročati, katere skupine izdelkov naroča posamezna oseba in kdo ima pregled nad porabo. To ni nepotrebna centralizacija. Kuhinja mora ohraniti dovolj samostojnosti, da lahko pravočasno poskrbi za obroke, vodstvo pa mora vedeti, kaj se naroča in pri katerih dobaviteljih.
Praktično pravilo je preprosto: redna naročila naj sledijo dogovorjenemu ritmu, nujna naročila pa naj imajo jasno označen in dokumentiran postopek. Tako se izognete temu, da bi vsako naročilo veljalo za nujno. Hkrati lahko pozneje preverite, ali se nujne potrebe ponavljajo zaradi neustreznega planiranja, prenizkih zalog ali težav pri dobavi.
Koristno je urediti tudi osnovni seznam standardnih artiklov. Pri čistilih, papirni galanteriji ali pisarniškem materialu se pogosto naročajo primerljivi izdelki različnih pakiranj in kakovosti. Če uporabniki izbirajo brez skupnega seznama, primerjava cen ni več zanesljiva. En izdelek je lahko na računu videti cenejši, vendar ima manjšo količino, drugačno koncentracijo ali slabšo uporabnost.
Dobavitelji cenike pogosto posredujejo v različnih oblikah. Nekateri pošljejo preglednico, drugi ponudbo v dokumentu, tretji podatke sporočijo ob naročilu. V takšnem okolju je težko hitro ugotoviti, ali se cena artikla razlikuje, ali je zamenjava primerljiva in kakšen je dejanski strošek naročila.
Za kakovostno odločitev je treba primerjati isti izdelek oziroma res primerljivo alternativo. Pri živilih so pomembni pakiranje, kakovost, poreklo, morebitne prehranske zahteve in dobavni rok. Pri čistilih je treba gledati namen uporabe, koncentracijo in porabo na enoto. Pri papirnem materialu pa število kosov, dimenzije in kakovost. Najnižja cena na ceniku zato ni nujno najbolj ugodna izbira v uporabi.
To ne pomeni, da mora vrtec vsako naročilo znova analizirati. Nasprotno: ko so artikli pravilno urejeni in so pogoji dobaviteljev pregledni, je vsakodnevno naročanje hitrejše. Primerjava je potrebna predvsem ob spremembah cen, pri večjih količinah, ob uvajanju novega dobavitelja ali kadar ustanova opazi nenavadno rast porabe.
Centralizirano elektronsko naročanje je uporabno predvsem zato, ker združi informacije, ki so sicer razpršene. Uporabnik lahko na enem mestu pregleda artikle in cenike več dobaviteljev, odda naročilo ter preveri njegovo stanje. Vodstvo ali odgovorna oseba pa lahko vidi evidenco naročil in podatke o porabi brez zbiranja sporočil iz različnih predalov.
Tak način dela ne nadomesti presoje zaposlenih. Vodja kuhinje še vedno najbolje ve, kaj potrebuje za nemoteno delo. Digitalni proces pa poskrbi, da se odločitev ne izgubi v komunikaciji in da jo je mogoče pozneje preveriti. To je posebej pomembno pri ustanovah z več enotami, kjer se lahko podobni izdelki naročajo ločeno in brez skupnega pregleda.
Platforma, kot je Nabis PRO, lahko pri tem združi naročanje pri več dobaviteljih, pregled cenikov, spremljanje naročil in analizo nabavnih podatkov. Smisel takšne podpore ni v tem, da bi vrtec nabavo zapletel z novim sistemom, temveč da bi obstoječe korake poenostavil in jih naredil pregledne za uporabnike ter vodstvo.
Skupen strošek nabave je pomemben, vendar sam ne pove, kje nastajajo odstopanja. Če vrtcu konec obdobja zmanjkuje sredstev, je treba vedeti, ali je razlog višja cena določenih artiklov, večje količine, več nujnih naročil ali sprememba potreb v posamezni enoti.
Za uporabno spremljanje porabe ni potrebna zapletena finančna analiza. Dovolj je, da odgovorni redno preverjajo nekaj jasnih vprašanj:
Odgovori niso namenjeni iskanju krivca. Pomagajo določiti, kje je treba prilagoditi zaloge, uskladiti artikle ali se z dobaviteljem pogovoriti o pogojih. Če se na primer pri enem izdelku večkrat pojavi neustrezna zamenjava, ni dovolj, da se težava rešuje ob vsaki dobavi posebej. Treba je preveriti specifikacijo artikla in način naročanja.
Vrtci se pri določenih skupinah živil lahko odločajo tudi za lokalno ali ekološko ponudbo. Takšna izbira ima smisel, kadar ustreza jedilniku, logistiki, razpoložljivosti in nabavnim pogojem ustanove. Vendar lokalna nabava ne bi smela pomeniti več ročnega usklajevanja ali slabše sledljivosti naročil.
Na Biosfernem območju Julijske Alpe se sistem NABIS uporablja kot digitalna platforma v okviru lokalne preskrbne verige BO JA 100 % lokalno. Kupcem omogoča pregled ponudbe lokalnih proizvajalcev in cenikov ter oddajo naročil. Tak primer pokaže, da lahko digitalni postopek podpira tudi kratke dobavne verige, če so ponudba, naročila in komunikacija urejeni na pregleden način.
Za vrtec je pri lokalnih dobaviteljih smiselno vnaprej preveriti sezonskost, minimalne količine, dneve dostave in morebitne nadomestne izdelke. Lokalna izbira je pogosto najbolj uporabna pri artiklih, kjer lahko kuhinja jedilnik prilagodi sezoni. Pri izdelkih, ki jih potrebuje vsak dan in v natančno določeni količini, pa sta zanesljivost dobave in jasen dogovor običajno pomembnejša od same bližine dobavitelja.
Najpogostejša napaka je poskus, da bi v enem tednu uredili vse artikle, dobavitelje in navade uporabnikov. Boljši pristop je začeti pri skupini izdelkov, kjer je največ naročil ali največ nejasnosti. To so pogosto živila ali higienski material.
Najprej uredite seznam najpogosteje naročanih artiklov in odgovorne osebe. Nato določite, kako se potrjujejo naročila, kdo preverja dobavo in kam se zabeležijo odstopanja. Ko ta proces deluje, ga razširite na druge skupine. Tako zaposleni hitro občutijo razliko, vodstvo pa dobi zanesljivejše podatke za nadaljnje odločitve.
Dobra nabava v vrtcu ni tista, pri kateri se o naročilih največ govori. Dobra je tista, pri kateri kuhinja dobi pravo blago, zaposleni ne izgubljajo časa z iskanjem informacij, vodstvo pa lahko mirno preveri, kaj se porablja in zakaj. Začnite pri enem ponavljajočem se problemu – in ga uredite tako, da bo postopek razumljiv tudi naslednji osebi, ki bo oddala naročilo.
