- Nabis, poslovne storitve, d.o.o. Srednja vas v Bohinju
- +386(0)31-797-473
Naročilo lokalnih živil se pogosto začne z dobrim namenom, konča pa v nabiralniku, na telefonu in v več različnih preglednicah. Vodja kuhinje mora preveriti sezonsko ponudbo, uskladiti količine, primerjati cene in še pravočasno potrditi naročilo. Če je postopek nepregleden, lahko lokalna nabava hitro postane dodatno administrativno breme namesto prednosti.
Kratke dobavne verige niso samo vprašanje razdalje med pridelovalcem in kupcem. Za hotel, restavracijo, šolo, vrtec ali dom za starejše pomenijo predvsem bolj neposredno sodelovanje, boljši vpogled v izvor izdelkov in možnost, da se lokalna ponudba smiselno vključi v vsakodnevno nabavo. Da ta model deluje tudi pri rednih naročilih, pa potrebuje jasen in obvladljiv proces.
Kratka dobavna veriga je način oskrbe, pri katerem je med proizvajalcem in končnim kupcem malo posrednikov oziroma je sodelovanje bolj neposredno. V praksi lahko to pomeni, da gostinec naroča zelenjavo pri bližnjem pridelovalcu, javna ustanova kupuje mlečne izdelke pri lokalni kmetiji ali da več lokalnih ponudnikov nastopa v skupni, pregledno organizirani ponudbi.
Ključna vrednost ni v tem, da je vsak izdelek nujno pridelan tik ob naročniku. Pomembnejši so krajša pot informacij, večja sledljivost ponudbe, jasnejši dogovor o kakovosti ter bolj neposreden odnos med kupcem in dobaviteljem. Kupec lažje razume, kaj je na voljo, dobavitelj pa dobi bolj predvidljiv kanal za prejem naročil.
To ni model, ki bi moral nadomestiti vso obstoječo nabavo. Organizacije z večjimi potrebami bodo tudi v prihodnje naročale pri širšem krogu dobaviteljev. Smisel kratkih verig je, da lokalno ponudbo vključijo tam, kjer je to kakovostno, količinsko in organizacijsko izvedljivo.
Lokalni proizvajalec in profesionalni kupec imata pogosto skupen interes, vendar različen delovni ritem. Pridelovalec se prilagaja sezoni, vremenu in dejanskim količinam pridelka. Kuhinja ali ustanova pa potrebuje pravočasne podatke za jedilnike, preverjene cene, zanesljive dobave in jasen pregled nad tem, kaj je bilo naročeno.
Težava nastane, ko se informacije prenašajo neorganizirano. Ponudba pride po elektronski pošti, sprememba količine po telefonu, potrditev naročila v sporočilu, račun pa kasneje pokaže drugo postavko od pričakovane. Posamezni dogovori so lahko povsem korektni, vendar pri več dobaviteljih hitro izgine skupni pregled.
Za vodjo obrata to pomeni dodatno delo. Za finančnega vodjo pomeni težje spremljanje porabe. Za proizvajalca pa pomeni več usklajevanja in več možnosti, da naročilo ni popolno ali pravočasno potrjeno. Zato uspešnost lokalne preskrbe ni odvisna le od kakovosti pridelkov, temveč tudi od načina naročanja.
Pri lokalni nabavi se včasih domneva, da bo osebni odnos rešil organizacijske pomanjkljivosti. Osebni stik je dragocen, vendar ne more nadomestiti ažurnega cenika, jasnih rokov in evidence naročil. Nasprotno – dobro urejen proces omogoča, da sodelovanje ostane osebno, ne da bi bilo odvisno od tega, kdo je tisti dan dosegljiv po telefonu.
Kupec potrebuje enostaven odgovor na nekaj osnovnih vprašanj: kaj je trenutno na voljo, po kakšni ceni, pri katerem proizvajalcu, do kdaj je treba naročiti in kdaj bo blago dobavljeno. Dobavitelj pa potrebuje naročilo v obliki, ki zmanjšuje dvome glede artiklov, količin in lokacije dostave.
Pregledna pravila so koristna tudi, kadar so količine manjše ali se ponudba pogosto spreminja. Sezonskost ni težava sama po sebi. Težava postane šele, ko sprememba ni pravočasno vidna kupcu ali ko jo mora vsak uporabnik preverjati ločeno.
Prejet dokument s cenami še ne pomeni, da ima organizacija pregled nad ponudbo. Če so ceniki v različnih datotekah, z različno poimenovanimi artikli in različno pogosto posodobljeni, primerjanje zahteva čas, ki ga operativni uporabniki običajno nimajo.
Uporaben proces omogoča, da kupec ponudbo pregleda na enem mestu, vidi aktualne izdelke in cene ter naročilo odda brez prepisovanja podatkov. S tem se zmanjšajo napake pri količinah, enotah mere in izbiri artiklov. Pomembno pa je, da se ob tem ne izgubi posebnosti lokalne ponudbe, kot so sezonski izdelki, omejene količine ali dogovorjeni dnevi dostave.
Lokalna nabava je lahko poslovno smiselna, vendar jo je treba spremljati z enako disciplino kot druge nabavne kategorije. Organizacija mora vedeti, koliko naroča, pri komu, po katerih cenah in kako se poraba spreminja skozi čas.
To ne pomeni, da je treba vsako odločitev presojati samo po najnižji ceni posamezne postavke. Pri nekaterih izdelkih imajo pomembno vlogo svežina, kakovost, prilagodljivost dobave, sezonska ponudba in izvor. Toda brez podatkov je težko oceniti, kje lokalna nabava ustvarja vrednost in kje so potrebne boljše uskladitve.
Digitalna podpora ni namenjena temu, da bi odnos med kupcem in proizvajalcem naredila neoseben. Njena naloga je, da odstrani ponavljajoče se administrativne korake. Namesto iskanja zadnje različice ponudbe uporabnik dostopa do pregledne ponudbe. Namesto prepisovanja naročila iz sporočila se oddano naročilo evidentira v sistemu. Namesto zbiranja podatkov ob koncu meseca so naročila in poraba že zbrani na enem mestu.
To je posebej uporabno za organizacije, kjer naroča več oseb. Vodja kuhinje lahko pripravi naročilo glede na jedilnik, vodja obrata ali nabavnik pa ima pregled nad naročenimi količinami in dobavitelji. Odločevalci dobijo boljšo osnovo za spremljanje stroškov, ne da bi morali posegati v vsakodnevno operativno delo.
Digitalni proces pomaga tudi lokalnim proizvajalcem. Če je njihova ponudba jasno predstavljena, lahko kupec hitreje najde ustrezne izdelke in odda popolnejše naročilo. Dobavitelj se manj ukvarja z razlaganjem osnovnih podatkov in se lahko osredotoči na pripravo ter dobavo blaga.
Na Biosfernem območju Julijske Alpe se sistem NABIS uporablja kot digitalna platforma lokalni preskrbni verigi v okviru projekta BO JA 100 % lokalno. Platforma podpira pregled ponudbe lokalnih proizvajalcev in cenikov ter oddajo naročil med pridelovalci, gostinci, hoteli in javnimi ustanovami.
Praktična vrednost take uporabe je jasna: lokalna ponudba ni skrita v posameznih stikih in dokumentih, ampak je kupcem dostopnejša v urejenem naročilnem procesu. To ne odpravlja vseh izzivov, ki jih prinašata sezonska pridelava in logistika. Omogoča pa, da se ti izzivi obravnavajo na podlagi jasnih podatkov in pravočasnih informacij.
Kratke verige niso primerne za vsak artikel, vsako količino ali vsak urnik dobave. Velika ustanova lahko potrebuje količine, ki jih posamezen lokalni proizvajalec ne more zagotavljati redno. Pri določenih izdelkih je lahko širša dobaviteljska mreža cenovno ali logistično primernejša. Prav tako lokalna izbira sama po sebi ne zagotavlja boljše kakovosti ali zanesljivejše dobave.
Zato je najboljši pristop običajno kombiniran. Organizacija lahko osnovno, stabilno nabavo organizira prek ustaljenih dobavnih poti, lokalne izdelke pa načrtno vključuje v kategorije, kjer so njihove prednosti izrazite. To so lahko sezonsko sadje in zelenjava, mlečni izdelki, mesni izdelki, pekovski izdelki ali druge skupine, odvisno od lokalne ponudbe in potreb kupca.
Pri odločitvi je koristno oceniti tri stvari: ali je ponudba dovolj redna, ali so pogoji naročanja jasni in ali lahko organizacija porabo spremlja brez dodatne ročne administracije. Če je odgovor pritrdilen, lokalna nabava ni le vrednostna usmeritev, ampak obvladljiv del nabavnega procesa.
Organizacija, ki želi povečati delež lokalne nabave, naj najprej pregleda svojo pot naročila. Kje nastajajo zamude? Kdo prejema cenike? Kako se potrjujejo količine? Ali je mogoče hitro ugotoviti, kaj je bilo naročeno pri posameznem dobavitelju?
Ko so odgovori jasni, je lažje določiti, katere podatke morajo dobavitelji posredovati in kako bo naročanje potekalo. Dober sistem ne zahteva, da uporabniki delajo več. Omogočiti mora, da vsakodnevno naročanje postane enostavnejše, lokalna ponudba pa primerljiva, vidna in poslovno uporabna.
