- Nabis, poslovne storitve, d.o.o. Srednja vas v Bohinju
- +386(0)31-797-473
Ko tri enote iste organizacije naročijo enak artikel pri treh različnih dobaviteljih, ne gre samo za administrativno nevšečnost. Organizacija izgubi pregled nad dejansko porabo, nabavnik pa težje primerja pogoje in se pogaja. Vprašanje, kako uskladiti naročila med enotami, je zato predvsem vprašanje nadzora: kdo naroča, kaj naroča, po kakšni ceni in kdaj.
Težava je pogosta v hotelih z več obrati, domovih z ločenimi kuhinjami, šolah in vrtcih ter pri podjetjih z več poslovalnicami. Vsaka enota želi hitro poskrbeti za svoje potrebe. Če pri tem uporablja lastne sezname, elektronsko pošto, telefon in različne cenike, centralna nabava dobi podatke prepozno – pogosto šele ob pregledu računov.
Usklajevanje ne pomeni, da mora vsaka enota čakati na odobritev za kilogram moke ali paket čistil. Dobro postavljen proces ohrani operativno samostojnost uporabnikov, hkrati pa vodstvu zagotovi skupen pregled in možnost pravočasnega ukrepanja.
Razlog običajno ni v pomanjkanju dobre volje. Kuhinja naroča po jedilniku in zalogi, vodja obrata po trenutni zasedenosti, administracija pa po svojem seznamu potrebščin. Vsak uporabnik vidi svoj del dela, redkeje pa celotno porabo organizacije.
Prva težava so različne oznake za iste izdelke. Ena enota naroča »toaletni papir 3-slojni«, druga uporablja dobaviteljevo šifro, tretja pa kupi podoben izdelek pri drugem partnerju. Brez poenotenega kataloga ali vsaj jasnih pravil primerjava ni zanesljiva. Nabavnik ne more hitro ugotoviti, ali gre za upravičeno razliko v kakovosti ali za nepotrebno podvajanje.
Druga težava so neenotni roki naročanja. Kadar vsaka enota oddaja naročila takrat, ko opazi pomanjkanje, se povečajo nujne dostave, telefonska usklajevanja in impulzivni nakupi. Tretja težava je razpršena komunikacija. Sprememba količine po telefonu, prek e-pošte ali sporočila lahko ostane zunaj evidence, zato sodelavci delajo z različnimi informacijami.
Najboljši začetek ni zapleten pravilnik, ampak jasen odgovor na nekaj osnovnih vprašanj: katere artikle enote naročajo redno, kdo je odgovoren za posamezno kategorijo, kateri dobavitelji so dogovorjeni in do kdaj morajo biti naročila oddana.
Vsega ni smiselno centralizirati enako. Osnovna živila, čistila, potrošni material in izdelki, ki se pogosto ponavljajo, so primerni za skupna pravila, skupne cenike in primerjanje porabe. Pri specifičnih izdelkih, vezanih na jedilnik, sezonsko ponudbo ali posebne potrebe uporabnikov, mora imeti enota več manevrskega prostora.
Praktično pravilo je preprosto: centralno uskladite tisto, kjer skupna količina izboljša pregled in pogajalsko izhodišče, lokalno pa pustite tisto, kjer bi tog postopek škodil kakovosti storitve. Vodja kuhinje mora denimo ohraniti možnost izbire svežih sezonskih sestavin, vendar naj ima pri rednih artiklih na voljo dogovorjeno ponudbo in aktualne pogoje.
Za vsako kategorijo določite tudi odgovorno osebo. To ni nujno centralni nabavnik. Pomembno je, da je jasno, kdo usklajuje standarde, potrjuje izjeme in spremlja, ali se dogovori uporabljajo.
Naročila med enotami se lažje povežejo, če imajo predvidljiv časovni okvir. Pri rednih dobavah lahko določite na primer dan za zbiranje potreb, uro za oddajo in dan dostave. Tak ritem dobaviteljem olajša pripravo, enotam pa pomaga načrtovati zalogo.
Ritem mora upoštevati naravo dela. Restavracija s hitro spreminjajočo se zasedenostjo ne more delovati po enakem urniku kot šola z stabilnim številom obrokov. Cilj ni odpraviti vsa izredna naročila, ampak zmanjšati tista, ki nastanejo zaradi slabega pregleda ali prepoznega usklajevanja.
Koristno je ločiti redna in izredna naročila. Redna se združujejo po dogovorjenem postopku, izredna pa se označijo z razlogom. Že po nekaj tednih se pokaže, ali so izredne potrebe posledica neustreznih normativov, nepredvidene porabe, zamud dobavitelja ali premajhne zaloge.
Skupni proces ne more temeljiti na več različicah Excelovih tabel in cenikov, ki krožijo po e-pošti. Uporabniki potrebujejo eno mesto, kjer vidijo izdelke, cene, dobavitelje in status naročila. Vodstvo pa potrebuje možnost pogleda čez vse enote, ne da bi ročno zbiralo podatke iz posameznih map.
Digitalna naročilna platforma omogoča, da posamezna enota odda svoje naročilo v okviru skupno dogovorjene ponudbe, centralna oseba pa spremlja celoto. Tako se ne izgubi hitrost pri dnevnem delu, hkrati pa ostane vidna zgodovina naročil in porabe.
Nabis PRO je zasnovan prav za centralizirano elektronsko naročanje pri več dobaviteljih ter pregled cenikov, naročil in nabavnih podatkov. Tak način je uporaben tudi takrat, ko organizacija povezuje lokalne proizvajalce in več kupcev. V okviru lokalne preskrbne verige BO JA 100 % lokalno se sistem NABIS uporablja kot digitalna platforma za pregled ponudbe, cenikov in oddajo naročil.
Skupen strošek po mesecu pove premalo. Za dobro usklajevanje je treba opazovati odstopanja med enotami: kdo naroča izdelek zunaj dogovorjene ponudbe, kje se količine nenavadno povečujejo in pri katerih kategorijah se pojavljajo pogosta nujna naročila.
Pri tem pazite na kontekst. Večja poraba v eni enoti ni nujno napaka, če je imela več gostov, dodatni dogodek ali drugačen program prehrane. Podatki naj odprejo vprašanje, ne sprožijo avtomatične kritike. Vodja enote pogosto najbolje pozna razlog za odstopanje, nabava pa lahko preveri, ali obstaja cenejša ali primernejša rešitev.
Za začetek zadostujejo trije redni pregledi: poraba po enotah, poraba po kategorijah in naročila izven dogovorjenih dobaviteljev oziroma artiklov. Ko so ti podatki na voljo redno, se pogovori premaknejo od občutkov k konkretnim odločitvam.
Največ zmede nastane, kadar imajo vsi pravico nekaj naročiti, nihče pa ni zares odgovoren za celoto. Zato proces opišite dovolj preprosto, da ga lahko vsak uporablja brez dodatnega razlaganja.
Dnevni uporabnik pripravi potrebe in odda naročilo. Vodja enote preveri količine pri večjih ali neobičajnih naročilih. Nabava skrbi za ponudbo, dobaviteljske pogoje in spremljanje odstopanj. Vodstvo določi okvir: katere kategorije so centralno vodene, kdo potrjuje izjeme in katere podatke želi spremljati.
Potrjevanje ni potrebno pri vsakem naročilu. Če je postopek preveč zahteven, ga bodo ljudje obšli. Smiselno ga je uporabiti pri zneskovno večjih naročilih, pri novih dobaviteljih, izdelkih zunaj dogovorjenega nabora ali pri količinah, ki bistveno odstopajo od običajne porabe.
Prva napaka je, da organizacija začne pri orodju, ne da bi prej določila osnovna pravila. Digitalni sistem ne odpravi nejasnih odgovornosti ali neurejenih artiklov. Najprej je treba uskladiti, kaj želi organizacija spremljati in kdo sprejema odločitve.
Druga napaka je popolna standardizacija. Enoten katalog je koristen, vendar ne sme prezreti razlik med enotami. Kuhinja v domu za starejše ima drugačne zahteve kot hotelski zajtrkovalni oddelek. Če uporabniki ne najdejo ustreznih artiklov, bodo začeli naročati mimo sistema.
Tretja napaka je, da se porabo pregleda samo ob koncu leta ali ob pripravi proračuna. Takrat je za številne popravke že pozno. Kratek mesečni pregled, pri ključnih kategorijah tudi pogosteje, omogoča ukrepanje, ko so vzroki še jasni in se navade lahko popravijo brez večjih motenj.
Ni treba, da se vse enote uskladijo v enem koraku. Pogosto je najbolj smiselno začeti s kategorijo, kjer je poraba redna, izdelki primerljivi in administracija največja – na primer s čistili, papirno galanterijo ali osnovnimi živili. Postavite skupen seznam, določite rok naročanja in enega odgovornega za pregled.
Ko proces deluje pri eni kategoriji, ga je lažje razširiti. Pravi znak napredka ni več pravil, ampak manj telefonskih usklajevanj, manj iskanja starih naročil in bolj jasen odgovor na vprašanje, kaj organizacija dejansko kupuje. To je osnova za boljše pogoje pri dobaviteljih in mirnejše delo v vsaki enoti.
