- Nabis, poslovne storitve, d.o.o. Srednja vas v Bohinju
- +386(0)31-797-473
Račun je višji od pričakovanega, vendar nihče ne zna hitro povedati, ali je razlog dražji artikel, drugačna pakirna enota, nadomestni izdelek ali preprosto napaka. Pri rednem naročanju živil, čistil in potrošnega materiala se takšna manjša odstopanja hitro seštejejo. Vprašanje, kako spremljati odstopanja nabavnih cen, zato ni računovodska podrobnost, temveč operativno vprašanje nadzora nad stroški.
Cilj ni, da nabavnik vsak dan ročno preverja na stotine vrstic. Cilj je vzpostaviti pregled, pri katerem so pomembne spremembe vidne pravočasno, odgovornost za ukrepanje pa jasna.
V mnogih obratih se naročila oddajajo pri več dobaviteljih, ceniki prihajajo po elektronski pošti, po telefonu se dogovorijo posebni pogoji, na računu pa se pojavijo še zamenjave artiklov. Posamezna sprememba cene se morda ne zdi velika. Če pa se dražji artikel naroča večkrat tedensko ali ga uporablja več enot organizacije, lahko vpliv hitro preseže vrednost ene same dobave.
Težava ni zgolj v podražitvah. Odstopanje lahko pomeni tudi, da je bila cena nižja od običajne, da dobavitelj ni uporabil dogovorjenega rabata ali da je bil naročen izdelek v drugem pakiranju. Kilogram in paket nista primerljivi enoti, dokler ne poznamo dejanske vsebine paketa. Prav zato podatki sami po sebi niso dovolj – primerljivi morajo biti.
Pogosta napaka je, da organizacija primerja le skupno vrednost računa s prejšnjim mesecem. Tak pogled pokaže posledico, ne pokaže pa vzroka. Višja vrednost je lahko posledica večjega obsega porabe, sezonskega jedilnika, spremenjene cene ali kombinacije vseh treh dejavnikov. Za dober nadzor je treba količino ločiti od cene.
Najprej določite, s čim boste primerjali novo ceno. To je lahko zadnja plačana cena, pogodbeno dogovorjena cena, potrjen cenik dobavitelja ali povprečna cena zadnjih treh mesecev. Prava izbira je odvisna od vrste artikla in vaših dogovorov z dobaviteljem.
Pri stabilnih izdelkih, denimo pri čistilih ali embaliranem potrošnem materialu, je pogosto smiselna primerjava s pogodbeno oziroma veljavno cenikovno ceno. Pri svežem sadju, zelenjavi ali ribah so nihanja pričakovana, zato je uporabnejša primerjava z zadnjo nabavno ceno ali dogovorjenim časovnim povprečjem. Če uporabljate isto pravilo za vse kategorije, boste pri sezonskih izdelkih dobili preveč opozoril, pri stabilnih pa premalo nadzora.
Primerjalna cena mora biti vedno vezana na enako mersko enoto. Cena na kilogram, liter, kos ali zavoj se ne sme mešati. Če dobavitelj spremeni pakiranje, naj sistem ali odgovorna oseba preveri preračun na osnovno enoto, preden razliko označi kot podražitev.
Vsako odstopanje ne zahteva telefonskega klica dobavitelju. Za artikel, ki ga kupujete enkrat mesečno v majhni količini, je lahko manjša sprememba nepomembna. Pri izdelku z veliko porabo pa je že nekaj centov na enoto lahko razlog za ukrepanje.
Uporabite kombinacijo relativnega in absolutnega praga. Relativni prag pove, za koliko odstotkov se je cena spremenila, absolutni pa pokaže vpliv v evrih glede na naročeno količino. Tako se izognete dvema skrajnostma: da bi porabljali čas za malenkosti ali spregledali majhno spremembo, ki se zaradi velike porabe spremeni v pomemben strošek.
Za začetek si lahko postavite preprosto pravilo: pregledate artikle, pri katerih cena odstopa nad dogovorjenim odstotkom, ter vse artikle, kjer skupni vpliv na naročilo preseže interno določeno vrednost. Prage nato po nekaj tednih prilagodite dejanski porabi in številu opozoril.
Ko opazite razliko, ne predpostavite takoj, da je cena napačna. Najprej preverite štiri stvari: ali gre za isti artikel, isto pakiranje, isto mersko enoto in iste komercialne pogoje. Posebne akcije, sezonska razpoložljivost, manjša dobavljivost in zamenjava kakovostnega razreda so lahko upravičeni razlogi za spremembo.
Če je razlika posledica nadomestnega artikla, naj bo to jasno razvidno že pred potrditvijo naročila, kadar proces to omogoča. Kuhinja lahko nato presodi, ali je zamenjava primerna, nabava pa oceni stroškovni učinek. Najcenejša možnost ni vedno najboljša, če spremeni kakovost obroka, zahteva dodatno delo ali povzroči več odpada.
Če pa se dogovorjena cena na računu ne ujema s potrjenim cenikom, je potreben hiter in dokumentiran odziv. Shranjeno naročilo, veljaven cenik in evidenca komunikacije bistveno olajšajo preverjanje z dobaviteljem. Brez njih se pogovor pogosto konča pri različnih spominih na to, kaj je bilo dogovorjeno.
Mesečna analiza porabe je koristna za vodenje, vendar je za vsakodnevno nabavo pogosto prepozna. Če podražitev opazite ob oddaji naročila, lahko še preverite alternativo, zmanjšate količino, izberete primerljiv izdelek ali dobavitelju postavite konkretno vprašanje. Po prejemu računa je večina odločitev že izvedenih.
Centralizirano elektronsko naročanje tu prinese največjo razliko. Ko so ponudbe, ceniki in naročila zbrani na enem mestu, uporabnik ne išče podatkov po starih e-poštnih sporočilih in priponkah. Lažje vidi, kaj je naročil, po kateri ceni in pri katerem dobavitelju. Vodja pa lahko spremlja, kateri artikli in kategorije najpogosteje odstopajo od pričakovanih vrednosti.
Platforma Nabis PRO je namenjena prav takšnemu bolj preglednemu naročanju pri več dobaviteljih: omogoča pregled cenikov, oddajo naročil ter podatkovni pogled na porabo. Njena praktična vrednost ni v še enem poročilu, temveč v tem, da so ključni nabavni podatki dostopni tam, kjer nastaja naročilo.
Pregled odstopanj ni naloga ene osebe, ki ob koncu leta pripravi tabelo. Bolj uporabno je kratko tedensko ali mesečno preverjanje najpomembnejših sprememb. Nabavnik, vodja kuhinje oziroma obrata in odgovorna oseba za stroške naj pogledajo predvsem artikle z največjim finančnim vplivom, ponavljajoča se odstopanja in kategorije, kjer se pogosto naroča mimo standardnega asortimana.
Tak pogovor naj vodi do odločitev. Morda je treba pri dobavitelju preveriti pogoje, zamenjati preferirani artikel, poenotiti pakiranja med enotami ali določiti, kdo sme potrditi dražjo zamenjavo. Če analiza ne spremeni naslednjega naročila ali pogajanja, ostane le administrativna vaja.
Za večino hotelov, gostinskih obratov in ustanov niso potrebni zapleteni nabavni modeli. Dovolj je, da redno spremljajo delež artiklov s cenovnim odstopanjem, skupni finančni vpliv odstopanj, artikle z največjo rastjo stroška in razliko med naročeno ter zaračunano ceno.
Koristen je tudi pogled po dobaviteljih in kategorijah. Če se razlike pojavljajo predvsem pri eni skupini izdelkov, vzrok morda ni v dobavitelju, ampak v neustrezno urejenih šifrah, različnih pakiranjih ali nedorečenih specifikacijah. Če se pojavljajo pri enem dobavitelju, imate podlago za konkreten, korekten pogovor.
Pri lokalnih preskrbnih verigah je potreben dodaten premislek. Cena lokalnega ali ekološkega izdelka se ne presoja vedno samo glede na najnižjo alternativo. Pomembni so tudi sezonskost, razpoložljivost, kakovost in dogovorjeni cilji organizacije. Kljub temu mora biti cena pregledna. Digitalni pregled ponudbe in cenikov lokalnih proizvajalcev pomaga kupcu sprejeti zavestno odločitev, ne odločitve na pamet.
Če so cene dogovorjene, vendar se na naročilih ali računih redno ne upoštevajo, je najprej treba urediti proces preverjanja in komunikacije. Če so cene pravilne, a dolgoročno nekonkurenčne, je čas za primerjavo ponudbe in pogajanje o pogojih. Če se cene razlikujejo zato, ker posamezni uporabniki naročajo različne, med seboj neprimerljive artikle, je rešitev standardizacija asortimana.
To razlikovanje je pomembno. Pogajanje ne bo odpravilo težave z napačno mersko enoto, boljši cenik pa ne bo pomagal, če se naročila še vedno oddajajo brez sledljive evidence. Nadzor nad cenami je vedno kombinacija podatkov, jasnih pravil in doslednega dela v procesu.
Dobro spremljanje odstopanj ne pomeni, da mora nekdo vsak dan loviti vsako razliko. Pomeni, da so pomembne razlike vidne dovolj zgodaj, da lahko organizacija ukrepa mirno, z dejstvi in v svojo korist.
