- Nabis, poslovne storitve, d.o.o. Srednja vas v Bohinju
- +386(0)31-797-473
Najnižja cena na ceniku ni vedno najnižji strošek za vašo organizacijo. Če je izdelek pogosto nedobavljiv, naročilo pride prepozno ali zaposleni porabijo ure za usklajevanje po telefonu in e-pošti, se začetni prihranek hitro izgubi. Vprašanje, kako izbrati najugodnejšega dobavitelja, zato ni samo vprašanje cene na enoto, ampak celotnega učinka dobavitelja na delo, zaloge in stroške.
Za hotel, kuhinjo v domu za starejše, šolo, vrtec ali gostinski obrat je dobra nabavna odločitev predvsem uporabna v praksi. Dobavitelj mora zagotavljati ustrezen izdelek, ob dogovorjenem času, po jasnih pogojih in z dovolj predvidljivim procesom, da ekipa lahko dela brez vsakodnevnega reševanja izjem.
Pri primerjavi ponudb je cena pomembno izhodišče, vendar jo je treba brati v kontekstu. Dva dobavitelja lahko za podoben artikel ponudita različno ceno, pakiranje, kakovost, dobavni rok ali najmanjšo vrednost naročila. Če primerjate samo eno številko, lahko primerjate neprimerljivo.
Pri živilih je razlika lahko v gramaturi, poreklu, sezonskosti ali kakovostnem razredu. Pri čistilih in potrošnem materialu je pogosto odločilna poraba na uporabo, ne cena posamezne plastenke ali paketa. Cenejše sredstvo, ki ga porabite bistveno več, ni ugodnejša izbira. Enako velja za izdelke, pri katerih slabša kakovost pomeni več odpada, reklamacij ali dodatnega dela v kuhinji oziroma obratu.
Zato je koristno ločiti med nabavno ceno in skupnim stroškom nabave. V skupni strošek sodijo tudi dostava, stroški naročanja, čas zaposlenih, nujni dokupi, nadomestni izdelki, reklamacije in tveganje, da artikel ob potrebi ni na voljo.
Dobra odločitev temelji na nekaj jasnih merilih, ki jih uporabljate dosledno pri vseh primerjanih ponudbah. Njihova teža ni pri vseh organizacijah enaka. Restavraciji z dnevno spreminjajočim se menijem lahko veliko pomeni hitra in prilagodljiva dostava, javni ustanovi pa morda bolj stabilnost ponudbe, sledljivost in enostavna evidenca naročil.
Najprej uredite osnovne podatke. Za vsak artikel primerjajte enoto mere, pakiranje, količino, blagovno znamko oziroma specifikacijo, kakovostni razred ter morebitne zahteve glede porekla ali certifikatov. Cena kilograma, litra ali kosa omogoča bistveno poštenejšo primerjavo kot cena paketa.
Posebno pozornost namenite nadomestkom. Dobavitelj lahko ponudi nizko ceno za izdelek, ki ga naročate redno, vendar ga ob pomanjkanju nadomesti z dražjo ali neustrezno alternativo. Smiselno je preveriti, kako se nadomestki potrjujejo in ali jih lahko pred dobavo zavrnete.
Dostava je lahko vključena v ceno, vezana na minimalno vrednost naročila ali obračunana posebej. Pri več manjših naročilih se lahko razlika hitro pozna. Preverite tudi dneve dostave, rok za oddajo naročila, območje dostave in možnost izredne dobave.
Dobavitelj z nekoliko višjo ceno je lahko ugodnejši, če omogoča redno dostavo v ritmu, ki zmanjšuje zaloge in nujne nakupe. Nasprotno pa nizka cena ne pomaga veliko, če morate zaradi visokega minimalnega naročila kupovati več, kot dejansko potrebujete.
Pri redni oskrbi je zanesljivost merljiva. Poglejte, kako pogosto dobavitelj dobavi pravo količino, ali prihaja ob dogovorjenem terminu, kako rešuje reklamacije in kako hitro sporoči morebitne spremembe. Če teh podatkov še nimate, začnite sistematično beležiti odstopanja pri naročilih.
Za vodjo kuhinje je razlika med zamujeno dobavo in pravočasnim obvestilom velika. Obvestilo omogoči prilagoditev menija ali pravočasen nakup drugje. Nepričakovana manjkajoča dobava pa ustvarja pritisk, dodatne stroške in slabo izkušnjo za zaposlene ali goste.
Primerjava naj vključuje plačilni rok, popuste, količinske rabate, pogoje za vračila ter način reševanja reklamacij. Pri tem ne iščite samo največjega popusta. Pomembno je, ali so pogoji razumljivi, zapisani in izvedljivi tudi pri vašem običajnem obsegu naročanja.
Dobavitelj, ki ponuja dober popust šele pri količinah, ki jih ne potrebujete, vam v praksi ne prinaša koristi. Prav tako je vredno preveriti, ali se cenik spreminja pogosto in kako pravočasno prejmete obvestilo o spremembah. Predvidljivost cen je pri načrtovanju porabe pogosto enako pomembna kot trenutna cena.
Nabavna odločitev vpliva tudi na ljudi, ki naročajo, prevzemajo blago in urejajo dokumentacijo. Če se podatki o artiklih, cenah in naročilih skrivajo v različnih e-poštah, Excel datotekah in telefonskih dogovorih, je težko vedeti, kaj je bilo dogovorjeno in koliko ste dejansko porabili.
Dobavitelj oziroma način sodelovanja je ugodnejši, kadar omogoča jasen pregled naročil, cenikov in odstopanj. To zmanjša število napak pri naročanju, poenostavi preverjanje dobave in vodstvu daje boljšo osnovo za odločanje.
En dobavitelj lahko poenostavi administracijo, zmanjša število dostav in olajša usklajevanje. To je pogosto smiselna izbira za standardne izdelke z redno porabo. Vendar popolna vezanost na enega partnerja prinaša tudi tveganje: manj pogajalske moči, večjo občutljivost ob motnjah v dobavi in manj možnosti za primerjavo trga.
V praksi se dobro obnese razdelitev nabave po kategorijah. En dobavitelj je lahko konkurenčen pri suhi robi, drugi pri svežem sadju in zelenjavi, tretji pri čistilih ali specializiranem materialu. Pomembno je, da takšna razdelitev ne ustvari toliko dodatnega dela, da prihranek izgine v administraciji.
Pri lokalni ponudbi so merila lahko širša od same cene. Svežina, sezonskost, krajša pot do kupca in podpora lokalnim proizvajalcem imajo lahko za hotel, restavracijo ali javno ustanovo konkretno poslovno in vsebinsko vrednost. Tudi tu pa ostajajo ključni jasni ceniki, razpoložljivost in realno izvedljivi dobavni dogovori.
Veliko organizacij ve, da pri nekaterih artiklih plačuje preveč, vendar ne more hitro preveriti, pri katerih in koliko. Razlog je običajno razpršena nabava. Ko naročila potekajo prek več kanalov in pri več dobaviteljih, primerjava zahteva preveč ročnega dela, zato se odločitve ponavljajo po navadi.
Za začetek ni potreben zapleten projekt. Izberite deset do dvajset najpogosteje naročanih ali vrednostno pomembnih artiklov. Zberite aktualne cene, pogoje dostave in podatke o dejanskih količinah. Nato primerjajte ponudbe na enotni osnovi in zabeležite tudi težave pri dobavi. Že ta pregled pogosto pokaže, kje so največje razlike in katere pogodbe oziroma cenike je smiselno ponovno odpreti.
Digitalna podpora je posebej koristna, ko nabavljate pri več dobaviteljih. Platforma Nabis PRO omogoča centralizirano elektronsko naročanje, pregled cenikov, spremljanje naročil in porabe ter primerjavo ponudbe na enem mestu. S tem se ekipa manj ukvarja z iskanjem podatkov, odgovorni za nabavo pa lažje prepoznajo odstopanja in pripravijo podlago za pogajanja.
Pogajanje ni učinkovito, če dobavitelju samo sporočite, da želite nižjo ceno. Boljši rezultat dosežete, ko jasno opredelite, kaj potrebujete: stabilnejšo ceno pri ključnih artiklih, krajši dobavni rok, nižji prag za brezplačno dostavo, dogovorjene nadomestke ali boljše pogoje pri rednem obsegu naročil.
V pogovor vstopite s podatki o porabi in konkretnimi artikli, ne z nejasnim občutkom, da so stroški previsoki. Dobavitelj lažje pripravi ustrezno ponudbo, če razume vaše količine, sezonska nihanja in operativne zahteve. Hkrati boste lažje presodili, ali je ponudba res boljša ali zgolj drugače predstavljena.
Najugodnejši dobavitelj je tisti, pri katerem so cena, kakovost, dostava in administrativni strošek v ravnovesju za vaš način dela. Ko to ravnovesje redno preverjate na podlagi dejanskih naročil, nabava postane bolj predvidljiva, zaposleni pa imajo več časa za delo, ki ga dobavitelj ne more opraviti namesto njih.
