Vodja kuhinje ob koncu izmene preverja zalogo, piše trem dobaviteljem, pokliče četrtega in nato še enkrat usklajuje količine z recepcijo. Naslednje jutro prispejo štiri ločene dobave, pri eni manjka artikel, računovodstvo pa čaka na pojasnilo, kdo je naročilo oddal. Takšen primer konsolidacije dobav za hotel ni izjema, temveč vsakodnevna posledica razpršenega nabavnega procesa.
Konsolidacija dobav ne pomeni nujno, da hotel kupuje vse pri enem dobavitelju. Pomeni predvsem, da naročanje, primerjava ponudb in nadzor nad porabo potekajo bolj usklajeno. Hotel ohrani kakovost, prilagodljivost in odnose z izbranimi partnerji, hkrati pa zmanjša število nepovezanih korakov, klicev in napak.
Kako izgleda razpršena nabava v hotelu
Srednje velik hotel običajno naroča živila, pijače, čistila, higienski material, izdelke za sobne oddelke in druge potrošne artikle pri več dobaviteljih. To je razumljivo. Različni dobavitelji imajo različne sortimente, kakovost izdelkov, dostavne poti in pogoje.
Težava nastane, ko vsak oddelek naroča po svoje. Kuhinja ima svoj seznam in stik z dobavitelji, gospodinjstvo drugega, vzdrževanje tretjega. Naročila se oddajajo po telefonu, elektronski pošti, sporočilih ali iz preglednic, ki jih pozna le ena oseba. Ko je ta odsotna, se hitro pokaže, koliko informacij je ostalo zunaj skupnega sistema.
Tak proces ima strošek, ki ni vedno razviden na računu. Zaposleni porabijo čas za iskanje aktualnih cenikov, preverjanje preteklih naročil in usklajevanje količin. Vodstvo težko dobi jasen odgovor, koliko hotel dejansko porabi za posamezno skupino izdelkov, pri katerih dobaviteljih in zakaj.
Primer konsolidacije dobav za hotel
Predstavljajmo si hotel, kjer kuhinja naroča sveža živila, suha živila in pijače pri različnih partnerjih. Gospodinjstvo posebej naroča čistila, papirno galanterijo in izdelke za sobe. Vodja obrata ve, da se pri nekaterih artiklih cene spreminjajo, vendar nima časa redno primerjati vseh ponudb. Naročila so sicer oddana, toda skupnega pregleda nad celotno porabo ni.
Prvi korak konsolidacije ni zamenjava vseh dobaviteljev. Najprej hotel zbere osnovne podatke: katere artikle redno kupuje, kdo jih naroča, pri kom jih kupuje, kako pogosto in po kakšnih pogojih. Že ta pregled pogosto pokaže podvajanje. Dva oddelka lahko naročata podoben artikel ločeno, vsak v manjši količini in brez medsebojnega usklajevanja.
Nato hotel določi skupen način naročanja. Namesto da so ceniki razpršeni po e-poštnih predalih in mapah, so ponudbe zbrane na enem mestu. Uporabnik vidi artikle, ki jih potrebuje za svoje delo, naročilo pa ostane evidentirano skupaj z dobaviteljem, količino in ceno. Vodja ne preverja več za nazaj, kdo je kaj naročil po telefonu, ampak ima izhodišče za pogovor in odločanje.
Pri tem se lahko ohranijo specializirani dobavitelji. Sveže ribe, lokalne sezonske pridelke ali izdelke z zahtevanim certifikatom hotel še vedno naroča tam, kjer kakovost in zanesljivost to upravičujeta. Konsolidacija je učinkovita takrat, ko poenoti proces, ne ko na silo poenoti vse izdelke.
Kaj se spremeni pri vsakdanjem delu
Vodja kuhinje pripravi naročilo na podlagi potreb menija in zaloge. Namesto iskanja stare e-pošte preveri razpoložljivo ponudbo in odda naročilo po dogovorjenem postopku. Gospodinjstvo naredi enako za svoje artikle. Vsako naročilo je zabeleženo, zato je manj potrebe po dodatnem usklajevanju in manj možnosti, da bi se artikel naročil dvakrat ali sploh ne.
Vodja obrata lahko spremlja, ali se naročajo dogovorjeni artikli in ali se količine nenavadno spreminjajo. Finančni vodja dobi precej bolj uporabno sliko porabe po skupinah izdelkov in dobaviteljih. To ne nadomesti presoje ljudi, omogoča pa, da se o nabavi pogovarjajo na podlagi podatkov, ne občutka.
Kje hotel pridobi največ
Največja korist ni vedno neposredno nižja cena posameznega izdelka. Pogosto se najprej pokaže pri manj administracije in boljšem nadzoru. Če naročanje ni odvisno od posameznikovega spomina ali zasebnega seznama stikov, je proces manj ranljiv ob menjavah zaposlenih, dopustih in povečanem obsegu dela.
Druga korist je boljša priprava na pogajanja. Hotel, ki ve, katere izdelke kupuje redno, v kakšnih količinah in pri katerih dobaviteljih, lažje preveri, kje so možnosti za uskladitev pogojev. To ne pomeni, da je najnižja nabavna cena vedno najboljša izbira. Pri hitro pokvarljivem blagu so lahko zanesljivost dostave, stalna kakovost in odzivnost dobavitelja vredni več kot manjša razlika v ceni.
Tretja korist je manj operativnih napak. Jasno naročilo, evidentirana količina in pregled nad statusom zmanjšajo možnost nesporazumov. To je posebej pomembno ob zasedenih terminih, večjih dogodkih in sezonah, ko kuhinja in gospodinjstvo nimata časa za popravljanje napak v zadnjem trenutku.
Konsolidacija ne pomeni ene same dostave
Pri konsolidaciji dobav je smiselno ločiti dve stvari: konsolidacijo naročanja in fizično združevanje dostav. Prvo je mogoče urediti relativno hitro z enotnim pregledom ponudbe, cenikov in naročil. Drugo je odvisno od lokacije hotela, vrste blaga, dobavnih rokov, minimalnih količin ter logističnih zmožnosti dobaviteljev.
Hotel v turističnem kraju z izrazito sezono ima drugačne potrebe kot mestni poslovni hotel. Če se zasedenost spreminja iz dneva v dan, lahko prevelika centralizacija povzroči manj prožnosti. Če pa več oddelkov naroča standardne artikle ločeno, je poenotenje naročil praviloma smiselno.
Dober pristop zato ne začne z vprašanjem, koliko dobaviteljev je treba ukiniti. Pravo vprašanje je, kateri del procesa danes povzroča največ nepotrebnega dela, najmanj pregleda ali največ napak. Včasih je odgovor v cenikih, drugič v potrjevanju naročil, tretjič v tem, da nihče ne vidi skupne porabe.
Kako začeti brez motenj v obratovanju
Najprej izberite eno nabavno skupino, kjer je poraba redna in postopek dovolj ponovljiv. To so lahko suha živila, čistila ali papirna galanterija. Za nekaj tednov spremljajte, kdo naroča, koliko časa za to porabi, katere informacije potrebuje in kje se pojavljajo popravki.
Nato uredite skupne šifrante oziroma jasne opise artiklov ter aktualne cenike. Pomembno je, da uporabnik hitro prepozna pravi izdelek, pakiranje in dobavitelja. Nejasen opis artikla lahko povzroči enako napako kot naročanje po telefonu, le da se napaka zgodi hitreje.
Ko je osnovni proces jasen, določite odgovornosti. Uporabniki potrebujejo enostaven način oddaje naročila, vodje pa pregled in možnost preverjanja. Pravila naj bodo praktična: kdo naroča, kdo potrjuje, kdaj se naročilo zaključi in kako se obravnavajo nujne potrebe.
Pri tem lahko platforma, kot je Nabis PRO, poveže naročanje pri več dobaviteljih, pregled cenikov in evidenco porabe v enem delovnem okolju. Vrednost takšnega pristopa ni v dodatnem koraku, temveč v tem, da nadomesti nepregledne korake, ki jih hotel že izvaja.
Lokalna ponudba naj ostane vidna
Konsolidacija lahko podpre tudi lokalne dobavne verige, če so ponudba, ceniki in naročanje dovolj pregledni. Hotelu ni treba izbirati med urejenim procesom in lokalnimi pridelovalci. Če ima možnost primerjati aktualno ponudbo ter naročilo oddati po enotnem postopku, lahko lokalne izdelke lažje vključuje v redno nabavo in ne le ob posebnih priložnostih.
V okviru lokalne preskrbne verige BO JA 100 % lokalno se sistem NABIS uporablja kot digitalna platforma za pregled ponudbe lokalnih proizvajalcev in cenikov ter za oddajo naročil. Tak primer pokaže, da digitalno naročanje ni namenjeno le velikim distribucijskim tokovom, ampak lahko olajša tudi sodelovanje med hoteli, gostinci in lokalnimi pridelovalci.
Najboljši začetek konsolidacije ni velika reorganizacija, temveč jasen pregled nad naslednjim naročilom. Ko hotel vidi, kaj kupuje, kdo naroča in pod kakšnimi pogoji, lahko postopoma uredi proces tako, da podpira delo ekipe namesto da ga dodatno obremenjuje.