- Nabis, poslovne storitve, d.o.o. Srednja vas v Bohinju
- +386(0)31-797-473
Naročilo je lahko oddano v nekaj minutah, posledice slabe nabavne odločitve pa se pokažejo šele ob koncu meseca: višji stroški, napačne količine, izgubljeni računi in nejasen odgovor na vprašanje, kdo je kaj naročil. Zunanje nabavno svetovanje pomaga prav tam, kjer notranja ekipa zaradi vsakodnevne operative nima časa sistematično primerjati ponudb, urejati procesov in se pogajati z dobavitelji.
Za hotel, dom za starejše, šolo, vrtec ali gostinski obrat nabava ni stranska naloga. Vpliva na strošek obroka, razpoložljivost materiala, kakovost storitve in čas zaposlenih. Če naročanje poteka po telefonu, e-pošti, sporočilih in različnih preglednicah, se lahko težava hitro skrije v rutini. Ljudje opravijo veliko dela, vodstvo pa še vedno nima enotnega pregleda nad porabo in nabavnimi pogoji.
Zunanje svetovanje pri nabavi ni zgolj iskanje cenejšega dobavitelja. Dober zunanji partner najprej preveri, kako organizacija naroča, kdo sprejema odločitve, kateri izdelki se naročajo redno in kje nastajajo nepotrebni stroški ali zamude. Šele nato je smiselno odpirati vprašanje cen, pogojev in izbire dobaviteljev.
V praksi se pogosto pokažejo tri vrste težav. Prva je razpršenost: isti ali primerljivi izdelki se naročajo pri več dobaviteljih brez jasnega razloga. Druga je nepreglednost: ceniki se spreminjajo, primerjava enot in pakiranj pa je zamudna. Tretja je procesna: naročila niso enotno evidentirana, zato vodja obrata ali finančna služba za pregled porabe zbira podatke iz več virov.
Svetovalec ne more in ne sme odločati namesto naročnika o kakovosti jedilnika, standardih ustanove ali odnosu do lokalnih dobaviteljev. Lahko pa pripravi dejstva, primerjave in predloge, na podlagi katerih organizacija odloča hitreje in z manj ugibanja.
Potreba po zunanji podpori se pogosto pojavi ob rasti organizacije, menjavi odgovorne osebe za nabavo ali ob občutku, da stroški naraščajo brez jasne razlage. Včasih je razlog povsem operativen: vodja kuhinje porabi preveč časa za usklajevanje naročil, ker mora preverjati zaloge, klicati dobavitelje in popravljati napake pri dobavi.
Zunanje nabavno svetovanje je posebej uporabno, kadar ima organizacija redne nakupe pri več dobaviteljih, vendar nima velike interne nabavne ekipe. To ne pomeni, da notranji sodelavci nimajo znanja. Običajno ga imajo veliko, zlasti o izdelkih, potrebah uporabnikov in realnosti dela. Manjka jim predvsem čas za pregled celotne slike, primerjavo podatkov in strukturirana pogajanja.
Zunanji partner prinese še eno prednost: ni ujet v ustaljeni način dela. Vprašanje, zakaj se določen artikel naroča pri enem dobavitelju, čeprav obstaja primerljiva alternativa, je včasih preprosto, vendar ga mora nekdo zastaviti. Enako velja za naročilne navade, minimalne količine, dostavne pogoje in podvajanje artiklov v različnih kategorijah.
Koristno svetovanje se začne z dovolj natančnimi podatki. Brez njih se pogovor hitro omeji na občutke, posamezne račune in spomine na zadnjo podražitev. Osnova so podatki o naročilih, količinah, cenah, dobaviteljih in pogostosti naročanja. Pomemben je tudi kontekst: ali gre za sezonsko nabavo, posebne prehranske zahteve, omejitve skladišča ali zahteve po lokalnem poreklu.
Nato sledi razvrstitev nabave. Pri redno naročanih artiklih je smiselno preveriti, ali so specifikacije poenotene in ali se primerjajo res primerljivi izdelki. Kilogram, kos, paket in karton niso samoumevno primerljivi. Razlike v pakiranju, kakovosti, dostavi ali plačilnih pogojih lahko navidezno nižjo ceno hitro postavijo v drugačno luč.
Ko so izhodišča jasna, svetovanje običajno vključuje pripravo pogajalskih izhodišč in primerjavo ponudb. Cilj ni pritisk na dobavitelja za vsako ceno. Dolgoročno je za kupca pomembno, da dobavitelj razume potrebe organizacije, dobavlja zanesljivo in jasno komunicira spremembe. Nižja cena je pomembna, ni pa edino merilo. Pri živilih lahko odločajo svežina, kontinuiteta dobave in prilagodljivost, pri čistilih ali potrošnem materialu pa standardizacija, pakiranje in predvidljiva razpoložljivost.
Zadnji del je uvedba dogovorjenega v vsakdanji proces. Tu veliko dobrih analiz izgubi vrednost. Če zaposleni nimajo enostavnega načina, kako videti dogovorjene artikle in cene, se bodo razumljivo vrnili k staremu načinu naročanja. Predlog mora biti zato izvedljiv za človeka, ki naročilo pripravlja med operativnimi nalogami, ne le smiseln v predstavitvi vodstvu.
Pogajanja imajo večjo težo, kadar kupec nastopi s preglednimi podatki o potrebah in količinah. Dobavitelj lažje pripravi ustrezno ponudbo, če ve, kaj se naroča redno, v kakšnem obsegu in pod katerimi pogoji. Pri manjših in srednje velikih organizacijah lahko zunanji strokovnjak pomaga tudi z združevanjem nabavne moči več kupcev, kadar so njihove potrebe primerljive.
Vendar združevanje ni prava rešitev v vsakem primeru. Organizacija s posebnim programom, zelo lokalnimi potrebami ali neobičajnim ritmom naročanja lahko potrebuje bolj prilagojen pristop. Svetovanje mora zato ločiti med artikli, pri katerih standardizacija prinese korist, in tistimi, pri katerih je pomembnejša prilagodljivost.
Svetovalni projekt je lahko začetek, rezultat pa mora ostati uporaben po njegovem zaključku. Če so podatki spet razpršeni po e-pošti in lastnih evidencah posameznikov, organizacija hitro izgubi doseženi pregled. Digitalno naročanje omogoča, da so ponudbe, ceniki, naročila in podatki o porabi na enem mestu.
Platforma Nabis PRO je pri tem namenjena centraliziranemu elektronskemu naročanju pri več dobaviteljih, pregledu in primerjavi cenikov, spremljanju naročil ter analizi nabavnih podatkov. Tak način dela ne nadomesti presoje vodje kuhinje ali nabavnika. Omogoči pa, da se ta presoja opira na aktualne podatke in da je pot naročila jasneje sledljiva tudi drugim odgovornim osebam.
To je posebej pomembno v ustanovah, kjer naroča več ljudi ali kjer mora vodstvo spremljati porabo po obdobjih, lokacijah oziroma kategorijah. Manj iskanja po komunikaciji pomeni manj administracije. Manj ročnega prepisovanja pomeni tudi manj možnosti za napake.
Digitalna podpora je lahko koristna tudi pri lokalnih preskrbnih verigah. V okviru BO JA 100 % lokalno se sistem NABIS uporablja kot digitalna platforma za pregled ponudbe lokalnih proizvajalcev in cenikov ter oddajo naročil. Takšna ureditev kupcem olajša pregled nad lokalno ponudbo, proizvajalcem pa omogoča bolj strukturirano sodelovanje z gostinci, hoteli in javnimi ustanovami. Lokalna nabava tako ni prepuščena zgolj posameznim klicem in osebnim povezavam, temveč dobi preglednejši proces.
Pri izbiri ni dovolj, da partner obljubi prihranek. Bolj koristno je preveriti, ali razume panogo in vsakodnevne omejitve naročnika. Nabava za kuhinjo, ki pripravlja obroke po vnaprej določenem ritmu, ni enaka nabavi za pisarno ali proizvodnjo. Razumevanje sezonskosti, skladiščnih omejitev, prehranskih zahtev in dostavnih režimov neposredno vpliva na kakovost predloga.
Pomembno je tudi, da partner jasno opredeli način dela. Kateri podatki bodo pregledani? Kako bodo primerjane ponudbe? Kdo v organizaciji potrjuje spremembe? Kako bodo zaposleni uporabljali nov proces? Brez teh odgovorov lahko svetovanje ostane splošno in težko merljivo.
Dober znak je, da svetovalec ne predlaga enake rešitve za vse kategorije nabave. Pri nekaterih izdelkih bo največja korist v boljših pogojih, pri drugih v zmanjšanju števila naročil, pri tretjih pa že v tem, da organizacija prvič dobi zanesljiv pregled nad porabo. Učinek je odvisen od izhodiščnega stanja, discipline pri uporabi dogovorjenega procesa in pripravljenosti za spremembe.
Najboljši naslednji korak ni velika reorganizacija čez noč. Začnite z vprašanjem, pri katerih naročilih se vam najpogosteje izgubljajo čas, podatki ali denar. Ko je ta odgovor jasen, postane tudi odločitev o zunanji nabavni podpori precej bolj konkretna.
