- Nabis, poslovne storitve, d.o.o. Srednja vas v Bohinju
- +386(0)31-797-473
Naročilo mlečnih izdelkov po telefonu, čistil po e-pošti, zelenjave prek sporočila in cenik nekje v priponki. Ko se pojavi vprašanje, zakaj je strošek določenega artikla višji kot prejšnji mesec, odgovora pogosto ni mogoče dobiti hitro. Upravljanje dobaviteljev v podjetju postane resen operativni problem prav takrat, ko ga ekipa še vedno obravnava kot skupek posameznih naročil.
Za hotel, kuhinjo doma za starejše, šolo ali gostinski obrat dobavitelji niso le zunanji partnerji. Neposredno vplivajo na razpoložljivost izdelkov, kakovost storitve, stroške in čas zaposlenih. Dober odnos je pomemben, vendar sam po sebi ne zagotavlja urejene nabave. Potrebni so jasni podatki, dogovorjena pravila in proces, ki ga je mogoče nadzorovati tudi takrat, ko je odgovorna oseba odsotna.
Upravljanje dobaviteljev ni samo iskanje najnižje cene. Gre za sistematično odločanje, pri komu naročati, pod katerimi pogoji, kako spremljati izvedbo naročil in kako ukrepati, ko dogovorjeno ni izpolnjeno. Cilj ni imeti čim več dobaviteljev ali vse nakupe prenesti na enega. Cilj je ustvariti pregledno mrežo partnerjev, ki zanesljivo podpira delo vaše organizacije.
Pri redni nabavi živil, čistil, potrošnega materiala in drugih izdelkov se pogosto pokaže, da je največja izguba skrita v procesu. Nabavnik ali vodja kuhinje porabi čas za iskanje starih cenikov, preverjanje zalog pri različnih dobaviteljih, prepisovanje artiklov in usklajevanje napak. Vodstvo pa nima enostavnega odgovora na osnovna vprašanja: kaj največ kupujemo, pri kom, po kakšni ceni in ali se poraba spreminja.
Dobro urejen proces zato poveže tri stvari: dnevno naročanje mora biti hitro, podatki o ponudbi morajo biti primerljivi, odgovornost za stroške pa jasna. Če manjka ena od njih, se težave prej ali slej pokažejo v zamudah, napačnih naročilih ali nepotrebnih stroških.
Marsikatero podjetje poskuša najprej izboljšati pogajanja z dobavitelji. To je smiselno, vendar le, če ima na voljo zanesljive podatke. Brez pregleda dejanske porabe so pogajanja pogosto zasnovana na občutku, ne na količinah, artiklih in pogostosti naročanja.
Za začetek je koristno pripraviti enoten seznam aktivnih dobaviteljev. Pri vsakem zabeležite kategorije izdelkov, kontaktne osebe, dogovorjene pogoje, roke dobave, minimalne vrednosti naročil in morebitne posebnosti. Ne gre za administrativno vajo. Ko te informacije niso dostopne na enem mestu, zaposleni pri vsakem naročilu znova iščejo odgovore, ki bi morali biti znani.
Nato določite, kdo lahko naroča, kdo potrjuje izjeme in kdo spremlja porabo. V manjšem obratu je lahko ena oseba odgovorna za večino korakov. V večji ustanovi pa se običajno ločijo priprava naročila, odobritev in pregled stroškov. Pomembno je, da odgovornosti niso samo ustne. Jasna pravila zmanjšajo možnost, da se naročilo odda dvakrat, pri napačnem dobavitelju ali mimo dogovorjenih pogojev.
Primerjava cen je uporabna le, če primerjamo primerljive artikle. Izdelek z enakim imenom ni nujno enak izdelek: pakiranje, gramatura, kakovost, poreklo, certifikati in dostavni pogoji lahko bistveno spremenijo dejansko vrednost ponudbe.
Zato pri ključnih izdelkih določite jasne specifikacije. Namesto splošne oznake »jogurt« naj bo opredeljeno pakiranje, vrsta izdelka in zahtevana kakovost. Pri čistilih so pomembni tudi koncentracija, način uporabe in poraba na enoto. Tako se izognete navidezno nižji ceni, ki jo kasneje izniči večja poraba ali neustrezen izdelek.
Cena je pomembna, vendar ni edino merilo. Dobavitelj z ugodnejšim cenikom lahko povzroči več stroškov, če redno zamuja, pogosto menja izdelke brez ustrezne zamenjave ali zahteva veliko dodatnega usklajevanja. Po drugi strani najdražji dobavitelj ni nujno neprimeren, če zagotavlja izdelek, ki ga drugje ne morete dobiti, ali zagotavlja zanesljivost v obdobjih večjega povpraševanja.
Pri ocenjevanju se osredotočite na dejstva: točnost dobav, skladnost dobavljenega z naročenim, odzivnost ob reklamacijah, stabilnost cenikov, kakovost izdelkov in jasnost dokumentacije. Pri lokalnih proizvajalcih sta lahko dodatno pomembna sezonska razpoložljivost in zmožnost prilagajanja količinam.
Ni nujno, da vsak kriterij velja enako za vse kategorije. Za osnovne, pogosto naročane izdelke sta običajno ključna cena in stalna dobavljivost. Pri svežih živilih lahko večjo težo dobita kakovost in rok dobave. Pri specializiranih izdelkih pa je včasih smiselno ohraniti dobavitelja, ki pozna vaše potrebe, tudi če ni cenovno najugodnejši pri vseh artiklih.
Dobaviteljske odnose je smiselno pregledati v rednem ritmu, ne šele ob večji napaki. Kratek mesečni pregled je lahko dovolj za spremljanje odstopanj pri cenah, zamudah in reklamacijah. Pri strateško pomembnih dobaviteljih je koristen tudi vsebinski pogovor o pričakovanjih, sezonskih spremembah in možnostih izboljšav.
Tak pristop ne pomeni iskanja krivca. Dobavitelj pogosto lahko težavo odpravi, če dobi konkreten podatek: kateri artikel je manjkal, kdaj je bila dobava zamujena in kakšna posledica je nastala pri vašem delu. Nejasno nezadovoljstvo redko vodi do boljših pogojev. Zabeležena dejstva pa ustvarijo podlago za korekten pogovor in pogajanje.
Dokler naročila potekajo po različnih kanalih, je nadzor omejen. E-pošta, telefonski klici in papirnati seznami lahko delujejo, vendar zahtevajo veliko discipline. Podatki ostajajo razpršeni, primerjava cenikov je počasna, zgodovina naročil pa je odvisna od tega, kdo jo je shranil in kako dosledno.
Centralizirano elektronsko naročanje omogoča, da imajo uporabniki na enem mestu dostop do ponudbe več dobaviteljev, aktualnih cenikov in svojih naročil. To ne nadomesti presoje zaposlenega, jo pa bistveno olajša. Vodja kuhinje lahko hitreje pripravi naročilo, nabavnik lažje preveri izbiro, vodstvo pa pridobi boljši pregled nad porabo.
Platforma Nabis PRO je namenjena prav takšnemu načinu dela: organizacijam pomaga združiti naročanje pri več dobaviteljih, primerjati ponudbo in spremljati nabavne podatke. Vrednost digitalnega sistema ni samo v hitrejšem kliku do naročila. Največ koristi nastane, ko se vsakodnevne odločitve začnejo zapisovati v uporabne podatke za naslednje naročilo, pogajanje ali interni pregled.
Digitalni proces je posebej koristen tam, kjer sodeluje več uporabnikov ali lokacij. Če ena oseba pripravlja naročila, druga preverja stroške, tretja pa rešuje dobave, vsi potrebujejo enako izhodišče. Centralen pregled zmanjšuje usklajevanje po telefonu in zmanjšuje tveganje, da bi se informacije izgubile med izmeno, dopustom ali menjavo zaposlenih.
Pogosta želja je zmanjšati število dobaviteljev, ker naj bi to poenostavilo nabavo. Včasih je to prava odločitev. Manj partnerjev lahko pomeni večje količine, enostavnejšo administracijo in boljše pogajalsko izhodišče. Vendar pretirano zmanjšanje mreže poveča odvisnost od enega vira in lahko omeji primerjavo ponudbe.
Smiselno je razlikovati med ključnimi in dopolnilnimi dobavitelji. Pri ključnih kategorijah potrebujete stabilne partnerje in po potrebi tudi preverjeno alternativo. Dopolnilni dobavitelji so koristni za posebne izdelke, sezonsko ponudbo ali situacije, ko primarni dobavitelj ne more zagotoviti dobave.
Za lokalne preskrbne verige je ta premislek še posebej aktualen. Več manjših proizvajalcev lahko ponudbo obogati, vendar brez urejenega pregleda cenikov in naročil poveča administrativno breme kupca. V okviru lokalne preskrbne verige BO JA 100 % lokalno se sistem NABIS uporablja kot digitalna platforma za pregled ponudbe lokalnih proizvajalcev in cenikov ter za oddajo naročil. Tak način sodelovanja pomaga, da je lokalna ponudba za gostince, hotele in ustanove tudi operativno obvladljiva.
Celotnega procesa ni treba urediti v enem tednu. Najboljši začetek je pogosto kategorija z velikim obsegom naročil, veliko dobavitelji ali pogostimi spremembami cen. Tam se najhitreje pokaže, kje izgubljate čas in kateri podatki manjkajo.
Najprej vzpostavite pregled ponudbe in naročil, nato spremljajte dejanska odstopanja ter šele zatem spreminjajte dobaviteljske dogovore. Upravljanje dobaviteljev je učinkovito takrat, ko zaposlenim ne doda nove administracije, ampak jim olajša vsakodnevno odločanje in vodstvu da podatke, na katerih lahko ukrepa pravočasno.
