- Nabis, poslovne storitve, d.o.o. Srednja vas v Bohinju
- +386(0)31-797-473
Vodja šolske kuhinje zjutraj preverja zalogo, do kosila usklajuje jedilnike, vmes pa prejme še telefonsko vprašanje dobavitelja o zamenjavi izdelka. Če je naročanje živil za šole razpršeno med e-pošto, papirnate sezname, telefonske klice in različne cenike, se hitro izgublja čas, nadzor pa postane odvisen od posameznika, ki naroča.
Pri šolski prehrani ni dovolj, da naročilo pravočasno odide. Kuhinja mora dobiti ustrezne izdelke, v dogovorjeni kakovosti, količini in terminu dostave. Vodstvo pa potrebuje jasen odgovor, koliko se naroča, pri kom, po katerih cenah in ali poraba sledi načrtu. Urejen digitalni proces teh potreb ne rešuje z dodatno administracijo, ampak z manj iskanja in boljšo evidenco.
Šola praviloma ne naroča le pri enem dobavitelju. Posebno obravnavo imajo sveže sadje in zelenjava, meso, mlečni izdelki, suho blago, zamrznjeni izdelki in izdelki s posebnimi prehranskimi zahtevami. Vsak dobavitelj ima svoj cenik, način sprejemanja naročil, dostavne dni in komunikacijske navade.
Težava ni samo v številu dobaviteljev. Težava nastane, ko so informacije ločene druga od druge. Cenik je v priponki e-pošte, zadnja cena je zapisana na starem računu, naročilnica je v Wordovi datoteki, sprememba dobave pa je dogovorjena po telefonu. Ko želi ravnatelj, računovodstvo ali vodja prehrane preveriti določeno naročilo, mora sestavljati zgodbo iz več virov.
Tak način dela poveča možnost napak. Naročijo se lahko napačna pakiranja, dvojne količine ali artikel, ki ni več na voljo. Pogosta je tudi nejasnost pri zamenjavah: ali je bil nadomestni izdelek potrjen, po kakšni ceni je bil dobavljen in ali ustreza zahtevam kuhinje? Posamezna napaka morda ni velika, vendar se pri dnevnem ritmu šolske prehrane hitro ponavlja.
Digitalizacija ni cilj sama po sebi. Dober proces mora zaposlenim olajšati vsakdanje delo, vodstvu pa dati podatke, ki jih lahko uporabi pri odločanju. Pri živilih za šole so ključni štirje elementi: enoten pregled ponudbe, hitro oblikovanje naročila, sledljivost sprememb in pregled porabe.
Cenik v mapi na računalniku sicer obstaja, vendar to še ne pomeni, da je uporaben pri naročanju. Oseba, ki sestavlja naročilo, mora videti aktualne izdelke, dogovorjene cene, enote in pakiranja. Če so v istem okolju pregledno prikazani ceniki več dobaviteljev, je primerjava bistveno hitrejša.
Pri tem primerjava ne pomeni nujno, da se vedno izbere najnižja cena. Šola lahko upošteva že dogovorjene pogoje, razpisne zahteve, kakovost izdelka, poreklo, ekološke lastnosti, dobavne roke in zanesljivost dobavitelja. Pregleden sistem omogoča, da je izbira utemeljena in da je ni treba vsakič znova razlagati ali iskati po pretekli komunikaciji.
Vodja kuhinje naroča glede na jedilnik, število prijavljenih obrokov, zalogo in dostavne roke. Sistem mora zato omogočati praktično delo: iskanje artiklov, ponavljanje običajnih naročil, prilagajanje količin in ločevanje naročil po dobaviteljih, brez prepisovanja istega seznama v več e-poštnih sporočil.
Korist se pokaže predvsem ob spremembah. Če se število obrokov nepričakovano spremeni ali če dobavitelj artikla nima na zalogi, se lahko naročilo pregleda in prilagodi na enem mestu. Pomembno je, da ostane razvidno, kaj je bilo naročeno, kaj spremenjeno in komu je bilo naročilo poslano.
V mnogih šolah se evidenca ureja šele naknadno, ko je treba iskati podatke za notranji pregled ali pojasnjevati razliko pri računu. To je zamudno, saj zaposleni podatek najprej poiščejo v e-pošti, nato na dobavnici in nazadnje še v računovodski dokumentaciji.
Če se naročila oddajajo prek enotnega okolja, evidenca nastaja sproti. Vodja lahko preveri pretekla naročila in pogostost nakupov, odločevalec pa lažje spremlja porabo po dobaviteljih ali skupinah izdelkov. Tak pregled ne nadomešča računovodskega sistema, je pa bistvena podlaga za boljše nabavne odločitve.
Najboljši začetek ni popolna prenova vseh navad naenkrat. Najprej je smiselno popisati, kdo naroča, pri katerih dobaviteljih, katere skupine izdelkov se naročajo redno in kje se trenutno pojavljajo največje zamude ali napake. V nekaterih šolah je glavni problem nepreglednost cenikov, drugje pa slaba sledljivost sprememb naročil.
Naslednji korak je ureditev osnovnih podatkov. To vključuje dobavitelje, aktualne cenike, artikle, pakiranja in odgovorne osebe. Če so pogoji iz javnega naročanja ali drugih dogovorov že določeni, jih je treba v naročilnem procesu jasno upoštevati. Digitalno orodje ne sme ustvarjati vzporednega sistema mimo dogovorjenih nabavnih pravil, ampak jih mora pomagati izvajati dosledno.
Nato je koristno določiti enostaven notranji potek. Kuhinja pripravi potrebe, odgovorna oseba po potrebi pregleda naročilo, naročilo se odda, vse spremembe pa se beležijo na istem mestu. Pri manjši šoli je lahko več korakov nepotrebnih. Pri večji ustanovi, centralni kuhinji ali skupni pripravi obrokov za več enot pa je dodatna potrditev smiselna, ker zmanjšuje tveganje za nenadzorovana naročila.
Učinkovitost se ne meri po številu klikov, temveč po manj klicih, manj iskanja dokumentov in manj popravljanja napak. Zato je dobro po prvih tednih preveriti, kje uporabniki še vedno uporabljajo vzporedne sezname ali e-pošto. Če se to dogaja, proces verjetno ni dovolj prilagojen njihovemu dejanskemu delu.
Naročanje živil za šole ima svoje omejitve. Jedilniki so povezani s prehranskimi smernicami, alergeni, sezonsko ponudbo in načrtovanjem obrokov. Dobave morajo prispeti v točno določenem času, saj kuhinja pogosto nima prostora za velike zaloge. Neustrezen artikel ni le logistična nevšečnost, ampak lahko vpliva na izvedbo jedilnika.
Zato je pri uvedbi digitalnega naročanja pomembno, da sistem podpira delo ljudi, ki poznajo kuhinjo. Preveč toga pravila lahko upočasnijo odziv ob nepredvidenih spremembah. Po drugi strani popolna improvizacija brez zapisa vodi v nepreglednost. Prava rešitev je jasen osnovni proces, ki dopušča sledljivo obravnavo izjem.
To velja tudi za lokalno ponudbo. Šole želijo, kadar je to skladno z njihovimi pogoji in organizacijo, vključevati lokalne in sezonske izdelke. Pri kratkih preskrbnih verigah je digitalni pregled ponudbe posebej koristen, saj kupcu olajša pregled razpoložljivih izdelkov in cenikov, proizvajalcem pa omogoča jasnejše prejemanje naročil. Sistem NABIS se na Biosfernem območju Julijske Alpe uporablja kot digitalna platforma za tak pregled ponudbe, cenikov in oddajo naročil v okviru lokalne preskrbne verige.
Ko so naročila zbrana na enem mestu, lahko šola začne odgovarjati na vprašanja, ki so bila prej preveč zamudna. Katere skupine živil najbolj odstopajo od načrta? Pri katerih dobaviteljih se naroča največ? Ali se določeni artikli naročajo prepogosto v majhnih količinah? Ali se pojavijo večje razlike med načrtovanimi in dejanskimi nabavami?
Ti podatki niso namenjeni nadzoru zaposlenih, temveč boljšemu načrtovanju. Vodja kuhinje lahko lažje pripravi naročila, vodstvo pa dobi pregled nad stroški brez ročnega zbiranja informacij. Če se pri določeni skupini izdelkov pokaže odstopanje, je mogoče preveriti vzrok: spremembo cen, drugačne količine obrokov, sezonsko ponudbo ali neustrezen način naročanja.
Platforma, kot je Nabis PRO, lahko centralizira naročanje pri več dobaviteljih, omogoči pregled cenikov in naročil ter pomaga pri spremljanju porabe. Njena vrednost ni v tem, da bi kuhinji nalagala nov način dela, ampak da razpršene korake poveže v proces, ki je razumljiv tudi, ko odsotnega sodelavca nadomešča nekdo drug.
Urejeno naročanje se začne z enim praktičnim vprašanjem: ali lahko šola danes brez iskanja po e-pošti pokaže, kaj je naročila, pri kom, po kakšni ceni in zakaj? Če odgovor ni pritrdilen, je to dober razlog za ureditev procesa – postopno, z realnimi potrebami kuhinje v ospredju.
