- Nabis, poslovne storitve, d.o.o. Srednja vas v Bohinju
- +386(0)31-797-473
Ko v domu zmanjka osnovnega živila, čistila ali higienskega materiala, posledice niso le administrativne. Kuhinja mora prilagoditi jedilnik, osebje išče nadomestne izdelke, stanovalci pa pričakujejo enako raven oskrbe kot vsak drug dan. Zato nabava za domove starejših ni zgolj vprašanje cene posameznega artikla, temveč zanesljivosti celotnega procesa.
Domovi za starejše naročajo širok nabor izdelkov pri več dobaviteljih, pogosto v različnih ritmih in po različnih pogojih. Živila, dietna živila, čistila, higienski material, papirna galanterija in potrošni material se porabljajo vsak dan. Če so naročila razpršena po elektronski pošti, telefonu, papirnih seznamih in različnih spletnih trgovinah, se hitro izgubita pregled in čas za pravočasne odločitve.
Posebnost doma ni samo velik obseg redne porabe. Nabava mora uskladiti potrebe kuhinje, gospodinjstva, zdravstveno-negovalnega dela, vodstva in administracije. Vsak od teh uporabnikov vidi drug del procesa, odgovornost za stroške pa ostane skupna.
V praksi se težave pogosto začnejo neopazno. Vodja kuhinje naroči izdelek po navadi pri istem dobavitelju, ker nima časa preverjati drugih cenikov. Sodelavec po telefonu doda še nekaj nujnih artiklov. Račun prispe kasneje, vodstvo pa šele ob pregledu mesečnih stroškov ugotovi, da je bila poraba višja od pričakovane. Posamezna naročila so morda smiselna, celota pa ni več obvladovana.
Dobro urejen proces mora zato omogočiti tri stvari: da uporabnik hitro naroči ustrezen artikel, da odgovorni pravočasno vidi cene in naročila ter da lahko vodstvo spremlja porabo po obdobjih, skupinah izdelkov ali dobaviteljih. Brez teh osnov je tudi pogajanje o pogojih bistveno težje, saj ni jasne slike, kaj dom dejansko kupuje.
Digitalno naročanje samo po sebi ne odpravi nepregledne nabave. Če so ceniki zastareli, artikli podvojeni ali so dogovorjeni izdelki zapisani v osebnih beležkah zaposlenih, se nered le preseli na zaslon. Prvi korak je zato ureditev nabavnih podatkov.
Smiselno je določiti osnovne skupine izdelkov in preveriti, katere artikle dom naroča redno. Pri živilih so to lahko osnovne surovine, mlečni izdelki, mesni izdelki, zamrznjeni program in izdelki za posebne prehranske potrebe. Pri neživilih se pogosto izkažejo za pomembne skupine čistila, razkužila, zaščitna oprema, higienski izdelki in papirna galanterija.
Za vsak pogosto naročan artikel naj bo jasno, kdo ga dobavlja, po kakšni ceni, v kakšnem pakiranju in pod kakšnimi dobavnimi pogoji. Posebno pozornost zahtevajo primerjave pakiranj. Kilogram, kos, zavitek, karton in koncentrat niso neposredno primerljivi, če uporabnik ne vidi osnovne enote in dejanske porabe. Najnižja cena paketa ni nujno tudi najugodnejši nakup.
Kjer kakovost, prehranske zahteve in delo v domu to dopuščajo, pomaga določiti standardne artikle. To ne pomeni, da mora dom vedno kupiti isti izdelek. Pomeni pa, da zaposleni vedo, kateri izdelki so preverjeni, primerni za uporabo in primerljivi med dobavitelji.
Tako se zmanjša število improviziranih zamenjav, lažje se načrtuje zaloga, naročanje pa je hitrejše. Pri izdelkih, kjer so pomembni posebna sestava, alergeni, tekstura ali način uporabe, mora standardizacija ostati dovolj prilagodljiva, da ne ogrozi kakovosti oskrbe.
Osredotočanje samo na ceno artikla lahko vodi v napačno odločitev. Dobavitelj z nekoliko nižjo ceno lahko zahteva višji minimalni znesek naročila, manj ugoden dobavni dan ali višje stroške dostave. Po drugi strani je lahko dražji izdelek kakovostnejši, bolj izdaten ali primernejši za obstoječi način dela.
Pri odločanju zato preverite ceno na primerljivo enoto, pakiranje, dogovorjene rabate, dobavne roke, minimalne količine in razpoložljivost. Pri živilih je pomembna tudi kontinuiteta dobave, pri čistilih pa navodila za pravilno doziranje in dejanska poraba. Če dom zaradi neustreznega izdelka porabi več časa ali večjo količino, navidezno ugodna cena hitro izgubi prednost.
To ne pomeni, da mora vsak uporabnik pri vsakem naročilu opraviti zapleteno analizo. Ravno nasprotno: primerjava mora biti urejena tako, da so ključne informacije na voljo ob naročanju. Uporabnik naj se ukvarja z izbiro, ne z iskanjem stare elektronske pošte in ročnim prepisovanjem cen.
V domu pogosto sodeluje več naročnikov, vendar ni nujno, da ima vsak enaka pooblastila. Dobro je določiti, kdo pripravlja potrebe, kdo odda naročilo, kdo prevzame blago in kdo preverja odstopanja. S tem se ne ustvarja dodatna birokracija, ampak jasna sled odgovornosti.
Če prevzemnik opazi manjkajočo količino, zamenjan artikel ali neskladje na dobavnici, mora biti postopek ukrepanja enostaven. Prav tako naj se evidentira, zakaj je bilo opravljeno nujno naročilo. Nujni primeri se bodo vedno zgodili, toda če se redno ponavljajo pri istih izdelkih, gre običajno za težavo pri načrtovanju zalog, naročilnih rokih ali komunikaciji med oddelki.
Vodstvo ne potrebuje pregleda vsake škatle jogurta ali vsakega paketa rokavic. Potrebuje pa pravočasen vpogled v večja odstopanja, porabo po kategorijah ter naročila, ki niso skladna z dogovorjenimi postopki. Takšna razmejitev omogoča nadzor brez nepotrebnega poseganja v vsakodnevno delo kuhinje in drugih služb.
Pri več dobaviteljih ima centralizirano elektronsko naročanje največjo vrednost takrat, ko uporabnik na enem mestu vidi relevantno ponudbo, cenike in zgodovino naročil. Namesto prehajanja med različnimi kanali lahko pripravi naročilo po ustaljenem postopku, odgovorni pa lažje spremlja, kaj je bilo naročeno in pri kom.
Platforma Nabis PRO je namenjena prav takšnemu urejanju nabave: centralizira elektronsko naročanje pri več dobaviteljih, omogoča pregled in primerjavo cenikov ter spremljanje naročil in porabe. Pri tem digitalno orodje ni nadomestilo za presojo zaposlenih. Je podpora, ki skrajša administrativne korake in ustvari boljšo podatkovno osnovo za pogovore z dobavitelji ter notranje odločitve.
Za dom je ključna tudi uvedba. Če sistem zahteva, da uporabniki vsak dan izvajajo dodatne korake, se bodo hitro vrnili k telefonu in elektronski pošti. Najboljši učinek dosežete, ko so pogosto naročani artikli pregledno urejeni, odgovornosti jasne, uporabniki pa vedo, kako ravnati pri rednem in nujnem naročilu.
Domovi, ki želijo vključevati lokalna ali ekološka živila, se pogosto srečajo z dodatno zahtevnostjo. Ponudba je lahko sezonska, količine se spreminjajo, dobavitelji pa niso vedno organizirani enako kot veliki distributerji. To ni razlog, da bi lokalno ponudbo izključili, temveč razlog za boljši pregled nad razpoložljivostjo, ceniki in naročilnimi roki.
Digitalno naročanje lahko pri tem pomaga povezati kupca z več lokalnimi ponudniki brez dodatnega prepisovanja podatkov. V okviru lokalne preskrbne verige BO JA 100 % lokalno se sistem NABIS uporablja kot digitalna platforma za pregled ponudbe in cenikov ter oddajo naročil. Tak pristop pokaže, da sta pregledna nabava in vključevanje lokalne ponudbe lahko združljiva, če je proces prilagojen dejanskim dobavnim zmožnostim.
Celovita ureditev nabave ne nastane čez noč. Dober začetek je izbira enega področja, kjer dom izgublja največ časa ali nadzora: na primer naročanje živil, primerjava čistil ali spremljanje porabe papirne galanterije. Nato določite standardne artikle, odgovorne osebe in podatke, ki jih morate videti pred oddajo naročila.
Ko proces postane pregleden na enem področju, ga je lažje razširiti tudi na druge skupine izdelkov. Cilj ni, da bi bilo naročanje bolj formalno. Cilj je, da ima dom ob vsakem naročilu dovolj informacij za pravo odločitev, zaposleni pa več časa za delo, ki neposredno vpliva na stanovalce.
