- Nabis, poslovne storitve, d.o.o. Srednja vas v Bohinju
- +386(0)31-797-473
Ko ob 10. uri zmanjka ključne surovine, dobavitelj spremeni ceno, račun pa se ne ujema z dogovorom, se hitro pokaže, da nabava za gostinstvo ni le administrativna naloga. Neposredno vpliva na strošek krožnika, zadovoljstvo gostov, delo kuhinje in rezultat poslovanja. V lokalu, restavraciji ali hotelu se vsak dan sprejemajo številne majhne naročniške odločitve. Skupaj pa lahko ustvarijo velik strošek – ali prihranek.
Dobra nabava ni vprašanje, ali bo organizacija izbrala najnižjo ceno pri vsakem izdelku. Gre za to, da ima pravo blago ob pravem času, po dogovorjenih pogojih in z jasnim pregledom nad porabo. To zahteva urejen proces, primerljive podatke in dobavitelje, ki razumejo potrebe obrata.
Gostinski obrati redko naročajo pri enem samem dobavitelju. Živila, pijače, čistila, embalaža, higienski material in drobni inventar prihajajo iz različnih virov. Vsak dobavitelj ima svoj cenik, način naročanja, dobavne dni, akcije in pogoje plačila. Vodja kuhinje zato pogosto naroča po telefonu, e-pošti, prek spletnih trgovin ali neposredno pri komercialistu.
Tak način dela je razumljiv, vendar ima svojo ceno. Primerjanje ponudb vzame čas, spremembe cen ostanejo neopažene, naročila se lahko podvajajo, računi pa ne povedo vedno, ali je bil izdelek kupljen po najboljši razpoložljivi ceni. Če organizacija nima enotnega pregleda, tudi vodstvo težko odgovori na preprosto vprašanje: za katere skupine izdelkov porabimo največ in zakaj?
Poseben izziv so nujna naročila. Zaradi nepredvidenega obiska, večje skupine ali napake pri planiranju se lahko izbere prvi dosegljivi dobavitelj, ne pa najbolj primeren. Včasih je hitrost res pomembnejša od cene. Če pa so nujna naročila stalnica, ne gre več za izjemo, temveč za znak, da je treba urediti planiranje zalog in naročanja.
Učinkovit proces ne pomeni, da mora kuhinja porabiti več časa za obrazce in potrjevanja. Nasprotno. Namen je, da se rutinska naročila poenostavijo, odgovorne osebe pa dobijo podatke za boljše odločitve. Osnova je enoten seznam izdelkov in dobaviteljev, pri katerem so cene, pakiranja in dogovorjeni pogoji pregledni.
Pomembno je tudi, da se naročilo evidentira pisno. Telefonski dogovor je lahko hiter, vendar je težje preveriti, kaj je bilo dejansko naročeno, po kakšni ceni in v kakšni količini. Pisna sled zmanjšuje nesporazume pri dobavi ter olajša preverjanje računov. Hkrati omogoča, da se poraba spremlja skozi čas in po posameznih skupinah izdelkov.
Dober nabavni sistem mora upoštevati realnost gostinstva. Kuhinja potrebuje določeno kakovost, ustrezno pakiranje in zanesljivo dostavo, ne le nizke nabavne cene. Cenejši izdelek ni prihranek, če zaradi slabše kakovosti nastane več odpada, če kuharji z njim ne morejo doseči enakega rezultata ali če dobava zamuja ravno pred pomembnim dogodkom.
Pri primerjavi ponudb je smiselno gledati ceno na primerljivo enoto. Pakiranje, neto količina, kakovostni razred in rok uporabe lahko hitro spremenijo sliko. Nižje pakirno cene niso nujno ugodnejše, če se del izdelka zavrže ali če večje pakiranje ne ustreza ritmu porabe.
Upoštevati je treba tudi strošek dostave, minimalno vrednost naročila, dobavne roke, možnost reklamacije in zanesljivost dobavitelja. Restavracija z manjšo zalogo bo drugače vrednotila pogostost dostav kot hotel z večjim skladiščem. Pravilna izbira je odvisna od menija, števila gostov, prostora za skladiščenje in sezonskih nihanj.
Manjši gostinski obrati imajo pogosto dobro osebno sodelovanje z dobavitelji, vendar omejen čas in pogajalsko moč. Posamezen lokal praviloma ne naroča v količinah, s katerimi bi lahko dosegel pogoje velikih sistemov. To ne pomeni, da mora sprejeti prve ponujene cene.
Prihranki se običajno ustvarijo s kombinacijo več ukrepov. Prvi je primerjava cenikov za izdelke z večjo porabo. Drugi je usklajevanje standardov, da se ne naroča preveč podobnih izdelkov brez jasnega razloga. Tretji je združevanje potreb več organizacij, ki dobaviteljem omogoča večji in predvidljivejši obseg naročil. Prav tu ima skupna nabavna moč največji učinek.
Pogajanje ni enkraten dogodek ob menjavi dobavitelja. Cene surovin, energentov in logistike se spreminjajo. Zato je potrebno redno preverjanje pogojev ter jasen dogovor, kako se spremembe cen sporočajo in dokumentirajo. Organizacija, ki ima podatke o svojih količinah in cenah, v pogajanje vstopa bistveno bolje pripravljena.
Nabis pri tem združuje nabavne potrebe različnih organizacij in s strokovnim pogajanjem pomaga do pogojev, ki bi jih manjši obrat sam težje dosegel. Uporabnik ne potrebuje lastne velike nabavne ekipe, vseeno pa lahko ohrani nadzor nad izbiro izdelkov, naročili in porabo.
Pogosta napačna predstava je, da več nadzora pomeni več potrjevanja in več dela za vodjo kuhinje. V resnici največ časa izgubijo obrati, kjer so informacije razpršene: cene v starih e-poštnih sporočilih, naročila v beležkah, dobave pa se preverjajo šele ob računu.
Centralizirano elektronsko naročanje omogoča, da uporabnik na enem mestu vidi izdelke, dogovorjene cene in pretekla naročila. Pri ponavljajočih se potrebah se lahko uporabi predloga naročila, pri odstopanjih pa se preveri, ali gre za upravičeno izjemo. Tako se dnevna rutina pospeši, hkrati pa ostane jasna sled odločitev.
Koristno je določiti tudi preproste vloge. Kuhinja lahko pripravi predlog količin glede na jedilnik in zalogo, odgovorna oseba preveri večje odklone, administracija pa uskladi naročila z računi. V manjšem lokalu lahko te naloge opravlja ena oseba, v hotelu več sodelavcev. Bistveno je, da je odgovornost jasna in da proces ne temelji samo na spominu posameznika.
Spremljanje porabe je koristno le, če pomaga sprejeti odločitev. Če se strošek določene kategorije nenadoma poveča, je treba ugotoviti vzrok: višja nabavna cena, več gostov, sprememba jedilnika, večji odpad ali nepravilno naročanje. En sam podatek redko poda celoten odgovor, vendar pokaže, kam usmeriti pozornost.
Vodstvo ne potrebuje dolgega seznama vseh artiklov vsak teden. Pogosto zadostuje reden pregled največjih stroškovnih skupin, večjih cenovnih sprememb in odstopanj od običajne porabe. Tak pregled je posebej uporaben pred sezono, ob uvedbi nove ponudbe ali pri načrtovanju cen jedi.
Celotne nabave ni treba urediti v enem tednu. Smiselno je najprej pregledati izdelke z največjo porabo, pogosta nujna naročila in kategorije, pri katerih se cene med dobavitelji najbolj razlikujejo. To so pogosto osnovne surovine, pijače, čistila, papirna galanterija ali embalaža za dostavo.
Nato določite, katere izdelke je treba standardizirati in pri katerih mora kuhinja ohraniti več fleksibilnosti. Pri značilnih hišnih jedeh ali vrhunskih sestavinah je izbira dobavitelja lahko del kakovosti ponudbe. Pri potrošnem materialu pa je praviloma več prostora za poenotenje in boljše pogoje.
Urejena nabava ne omejuje gostinskega znanja, temveč ga podpre. Ko so cene, naročila in dobave pregledni, ima kuhinja več časa za gosta, vodstvo pa več miru pri spremljanju stroškov. Najboljši prvi korak je zato preprost: pri naslednjem naročilu preverite, ali za vsak pomemben izdelek veste, kaj plačujete, pri kom naročate in na podlagi katerega dogovora.
