- Nabis, poslovne storitve, d.o.o. Srednja vas v Bohinju
- +386(0)31-797-473
Lokalna živila pogosto niso težava zaradi pomanjkanja ponudbe, ampak zaradi načina naročanja. Kuhinja potrebuje sveže sestavine pravočasno, proizvajalec pa jasen in izvedljiv prevzem naročila. Če se podatki skrivajo v telefonskih klicih, različnih cenikih in elektronski pošti, lokalna nabava hitro postane dodatno administrativno delo. Projekt BO JA 100 % lokalno naslavlja prav ta praktični del povezovanja lokalne ponudbe in organiziranega naročanja.
Za gostince, hotele, javne ustanove in druge večje kupce lokalna oskrba ni le vprašanje izvora živil. Je nabavni proces, ki mora delovati tudi ob vsakodnevnih spremembah jedilnikov, sezonski ponudbi, omejenih količinah in kratkih rokih dobave. Če proces ni pregleden, dobra namera za nakup lokalnega hitro izgubi prednost pred hitrejšim, že utečenim naročanjem pri drugih dobaviteljih.
BO JA 100 % lokalno podpira lokalno preskrbno verigo na Biosfernem območju Julijske Alpe. Bistvo je povezovanje lokalnih pridelovalcev s kupci, kot so gostinski obrati, hoteli in javne ustanove, na način, ki je uporaben pri rednem delu.
V okviru te preskrbne verige se sistem NABIS uporablja kot digitalna platforma za pregled ponudbe lokalnih proizvajalcev in njihovih cenikov ter za oddajo naročil. Kupec lahko na enem mestu preveri, kateri izdelki so na voljo, primerja ponudbo in naročilo odda v urejeni elektronski obliki. Dobavitelj prejme jasnejše naročilo, kupec pa ohrani sledljivost dogovorjenega.
To ne pomeni, da digitalno naročanje odpravlja vse posebnosti lokalne oskrbe. Prav nasprotno: sezonskost, omejene serije in razpoložljivost po posameznih dnevih ostajajo realnost. Platforma pa omogoča, da se te informacije prenašajo bolj pregledno in da se manj časa izgublja z usklajevanjem osnovnih podatkov.
Vodja kuhinje pogosto potrebuje odgovor na zelo konkretna vprašanja: Kdo ima ta teden na voljo določeno zelenjavo? Kakšna je cena? Ali smo pri istem proizvajalcu že naročali? Kaj smo dejansko naročili in kdaj? Kadar odgovori niso zbrani na enem mestu, se nabava premakne v iskanje, prepisovanje in dodatne klice.
Tak način dela ima več posledic. Naročila se lahko oddajo z nepopolnimi podatki, dogovorjene količine se težje preverjajo, vodstvo pa nima jasnega pregleda nad tem, kako se lokalna ponudba vključuje v redno porabo. Pri več dobaviteljih je to še izraziteje, saj vsak uporablja svoj cenik, svoj način komunikacije in svoje dobavne pogoje.
Težava ni v osebnem odnosu med kupcem in lokalnim pridelovalcem. Ta je pri kratkih dobavnih verigah pogosto velika prednost. Težava nastane, ko mora isti človek ob rednem delu voditi še evidenco klicev, e-poštnih sporočil, cen in sprememb naročil. Dobro sodelovanje potrebuje tudi jasen proces.
Največ neposredne koristi prinaša urejena dostopnost ponudbe. Namesto da kupec za vsak izdelek posebej preverja, kaj je na voljo, lahko najprej pregleda lokalne izdelke in cenike. To olajša načrtovanje menijev, sestavljanje naročil in pravočasno usklajevanje s kuhinjo ali vodjo obrata.
Za ustanovo, ki pripravlja večje število obrokov, je pomembno predvsem to, da se odloča na podlagi aktualnih podatkov. Lokalna ponudba se spreminja hitreje kot standardiziran veleprodajni katalog. Zato je preglednost še pomembnejša, ne manj.
Naročilo po telefonu je lahko hitro, dokler gre za nekaj izdelkov in enega dobavitelja. Pri več naročilih pa se pojavijo vprašanja: Ali je bila količina zapisana pravilno? Je dobavitelj prejel zadnjo spremembo? Kateri izdelek je bil dogovorjen kot zamenjava? Elektronsko oddano naročilo bistveno olajša sledljivost teh korakov.
To je koristno tako za kupca kot za proizvajalca. Kupec lahko preveri, kaj je naročil, dobavitelj pa ima manj prostora za ugibanje pri količinah, artiklih in rokih. Kadar je potrebna sprememba zaradi razpoložljivosti, se lahko pogovor osredotoči na rešitev, ne na ponovno iskanje osnovnih podatkov.
Lokalni pridelovalci imajo pogosto omejene administrativne zmogljivosti. Njihova prednost je kakovost, poznavanje pridelave in neposreden odnos s kupci, ne pa nujno čas za usklajevanje velikega števila neenotnih naročil. Če vsak kupec naroča po drugem kanalu, se delovni dan hitro razdrobi med proizvodnjo, dostavo in administracijo.
Enoten digitalni način pregleda ponudbe in sprejema naročil ne spreminja značaja lokalne ponudbe. Pomaga pa ustvariti osnovni red, ki je potreben, da lahko lokalni dobavitelj sodeluje tudi z zahtevnejšimi kupci. Hotel, šola ali dom za starejše namreč potrebuje predvidljivost: jasne artikle, količine, cene in dogovorjene dobavne roke.
Tu je potreben realen pogled. Digitalno orodje samo po sebi ne more povečati pridelka, rešiti logističnih omejitev ali nadomestiti osebnega dogovora ob nepredvidenih okoliščinah. Lahko pa odstrani velik del nepotrebnega administrativnega trenja in omogoči, da se osebni stik uporabi tam, kjer dejansko prinaša vrednost.
Lokalna oskrba je pogosto predstavljena predvsem kot vrednota. Za nabavnika ali vodjo kuhinje pa mora biti hkrati izvedljiva odločitev. Če je pot do izdelka predolga ali so informacije nejasne, bo tudi najbolj motiviran kupec težko redno vključeval lokalne izdelke v naročanje.
Digitalna podpora omogoča bolj praktičen pristop. Kuhinja lahko pri načrtovanju preveri ponudbo lokalnih pridelovalcev. Nabavnik lahko odda naročilo brez prepisovanja v različne obrazce. Vodja ustanove pa lažje razume, kje lokalna preskrba deluje dobro in kje so potrebne spremembe v organizaciji, dobavnih rokih ali načrtovanju porabe.
Posebej pomembno je, da lokalne nabave ne obravnavamo kot ločenega, občasnega projekta. Če naj postane redni del oskrbe, jo je treba vključiti v obstoječe procese. To pomeni uskladiti jedilnike s sezono, pravočasno načrtovati potrebe, določiti odgovorne osebe in zagotoviti, da so naročila evidentirana.
Pri izdelkih z daljšim rokom uporabe je odločanje običajno enostavnejše. Pri svežem sadju, zelenjavi, mlečnih izdelkih ali drugih sezonskih živilih pa je več odvisno od trenutne ponudbe. Kupec mora včasih prilagoditi količine ali izbrati ustrezno alternativo. To ni pomanjkljivost lokalne verige, ampak njena značilnost.
Prav zato je koristno, da imajo odgovorne osebe pregled pred oddajo naročila. Če je razpoložljivost vidna pravočasno, se kuhinja lažje prilagodi, nabava pa manjkrat rešuje spremembe v zadnjem trenutku. Boljše načrtovanje ne pomeni manj prilagodljivosti, ampak manj nepotrebnih presenečenj.
Pred uvedbo ali razširitvijo lokalne nabave se je smiselno najprej vprašati, kje se proces danes ustavlja. Je težava v tem, da kuhinja ne vidi ponudbe? Da se ceniki prejemajo po različnih poteh? Da naročila niso evidentirana? Ali da ni jasno, kdo je odgovoren za potrditev in spremljanje naročila?
Nato je dobro določiti izdelčne skupine, pri katerih je lokalna oskrba najbolj izvedljiva. Ni nujno, da organizacija vse nabavlja na enak način. Pri nekaterih kategorijah bo lokalna ponudba lahko redna, pri drugih dopolnilna ali izrazito sezonska. Odločitev mora temeljiti na razpoložljivosti, potrebnih količinah, logistiki in dejanskih potrebah obrata.
Pomembna je tudi notranja disciplina. Če se naročila kljub platformi še vedno potrjujejo po treh različnih kanalih, se preglednost hitro izgubi. Dogovorjen proces naj bo preprost: ponudbo preverimo, naročilo oddamo po določenem kanalu, spremembe zabeležimo in po potrebi preverimo realizacijo.
Lokalna preskrbna veriga najbolje deluje, ko kupci in proizvajalci nimajo občutka, da se prilagajajo dodatni birokraciji. Cilj je ravno nasproten: da je naročanje dovolj jasno, da lahko več časa ostane za kakovost hrane, dobro storitev in korektno sodelovanje. BO JA 100 % lokalno kaže, da lahko digitalno urejen proces pri tem postane zelo konkreten del vsakodnevne nabave.
