- Nabis, poslovne storitve, d.o.o. Srednja vas v Bohinju
- +386(0)31-797-473
Cena na računu je le del stroška. Če vodja kuhinje vsak teden preverja zaloge po telefonu, administracija popravlja napačna naročila, vodstvo pa šele ob koncu meseca ugotovi, koliko je bilo porabljeno, organizacija plačuje tudi z izgubljenim časom in slabšim nadzorom. Vprašanje, kako optimizirati stroške nabave, zato ni samo vprašanje nižje cene posameznega artikla. Gre za ureditev procesa, ki zaposlenim olajša naročanje, vodstvu pa daje zanesljive podatke za odločanje.
Za restavracije, hotele, domove, šole in vrtce je nabava vsakodnevna operativna naloga. Dobava mora biti pravočasna, kakovost izdelkov ustrezna, izbor prilagojen potrebam uporabnikov, stroški pa pod nadzorom. Prihranki, doseženi z nepremišljenim rezanjem kakovosti ali zalog, se lahko hitro spremenijo v reklamacije, zamude in nezadovoljstvo gostov ali oskrbovancev. Dobra optimizacija išče ravnotežje med ceno, kakovostjo, zanesljivostjo in porabljenim časom.
Najpogostejša težava ni, da organizacija nima podatkov, ampak da so ti razpršeni. Del naročil je v e-pošti, del po telefonu, ceniki so v različnih datotekah, računi pa v računovodstvu. V takem okolju je težko vedeti, kateri artikli največ prispevajo k stroškom, pri katerem dobavitelju se cene spreminjajo in kje nastajajo nepotrebna naročila.
Prvi korak je zato enoten pregled nabave. Pri rednih artiklih je smiselno spremljati vsaj naročeno količino, dogovorjeno in zaračunano ceno, izbranega dobavitelja, pogostost naročanja ter odstopanja od običajne porabe. Tako hitro postane jasno, ali strošek raste zaradi višje nabavne cene, večje porabe, menjave pakiranja ali naročanja izven dogovorjenega asortimana.
Posebno pozornost namenite artiklom z veliko porabo. Pri živilih so to pogosto osnovne surovine, mlečni izdelki, meso, pijače in zamrznjen program, pri ustanovah pa še higienski material in potrošni izdelki. Že majhna razlika pri ceni ali količini se pri teh izdelkih na letni ravni hitro pozna. Nasprotno pa ni vedno smiselno porabiti veliko časa za pogajanje o redko naročenem artiklu z nizko vrednostjo.
Dober pregled razkrije tudi manj očitne stroške: minimalne vrednosti dostave, dodatne dostavne ture, nadomestne izdelke, neprimerna pakiranja in nujna naročila. Ta strošek se pogosto ne pokaže kot posebna postavka, vendar ga zaposleni občutijo v dodatnem delu, zaloge pa v nepredvidljivosti.
Primerjava cen je nujna, vendar mora biti primerjava poštena. Kilogram izdelka, kos, karton, pakiranje in dobavni pogoj niso ista stvar. Če je cenejši artikel na voljo v pakiranju, ki povzroča več odpada, zaseda skladišče ali ga ne morete porabiti do roka uporabe, navidezni prihranek izgine.
Pri odločanju preverite celoten nabavni pogoj: neto ceno, količino v pakiranju, kakovost oziroma specifikacijo, dobavni rok, strošek dostave, plačilne pogoje in možnost zamenjave artikla. Pri svežih živilih je pomembna tudi stalnost kakovosti. Kuhinja, ki mora zaradi neenakomerne kakovosti prilagajati pripravo jedi ali zavreči del surovin, ne dosega dejanskega prihranka.
Enako velja za zmanjševanje števila dobaviteljev. Centralizacija običajno poenostavi delo in izboljša pogajalski položaj, vendar ni smiselna za vsako kategorijo. Organizacija lahko pri osnovnem asortimanu doseže boljše pogoje z večjim obsegom pri izbranih partnerjih, hkrati pa ohrani specializiranega dobavitelja tam, kjer so kakovost, lokalna ponudba ali prilagodljivost odločilne. Cilj ni umetno omejevati izbire, temveč jo upravljati.
Če tri osebe naročajo isti artikel pod tremi različnimi nazivi ali pri različnih dobaviteljih, organizacija izgublja pregled. Standardiziran seznam potrjenih izdelkov in dogovorjenih alternativ zmanjša napake ter omogoči primerljive podatke. Naročnik hitreje najde ustrezen izdelek, nabava pa lažje spremlja porabo in pogaja cene.
Standardizacija ne pomeni, da mora biti ponudba toga. Dobro urejen katalog omogoča dovolj izbire za različne menije, dietne potrebe in sezonske zahteve, vendar preprečuje impulzno naročanje izdelkov, ki niso preverjeni ali niso potrebni. Pri tem je koristno jasno določiti, kdo lahko dodaja nove artikle in kdaj je potrebna odobritev odgovorne osebe.
Manjše organizacije pogosto kupujejo kakovostno in redno, vendar posamezno nimajo dovolj velikega obsega za pogoje, ki jih dobijo večji sistemi. Dobavitelj se pri pogajanjih ne odloča samo po obljubah, temveč po predvidljivem prometu, urejenem naročanju, jasnih specifikacijah in možnosti dolgoročnega sodelovanja.
Zato se je pred pogajanjem treba pripraviti. Zbrani podatki o dejanski porabi, ključnih artiklih in želenih dobavnih pogojih so boljši temelj kot splošna zahteva po popustu. Dobavitelj lahko ponudi nižjo ceno pri določenem obsegu, drugačnem pakiranju, konsolidirani dostavi ali omejenem, dobro predvidljivem asortimanu. Vendar je treba dogovor zapisati in ga redno preverjati.
Kadar organizacija nima lastne nabavne ekipe, je skupna nabavna moč praktična rešitev. Platforma Nabis PRO združuje elektronsko naročanje, pregled cenikov in ponudb, spremljanje porabe ter strokovno podporo pri pogajanjih. Mreža več kot 442 dobaviteljev omogoča, da organizacija ne izbira samo med najbližjimi možnostmi, ampak lažje poišče dobavitelja, ki ustreza njeni kategoriji, kakovostnim zahtevam in dobavnemu ritmu.
Pomembno je, da zunanji partner ne nastopa le kot posrednik naročil. Njegova vrednost je v aktivnem zastopanju interesov kupca: preverjanju pogojev, usklajevanju z dobavitelji, razumevanju vsakodnevne operative in hitrem odzivu, ko se pojavijo odstopanja. To je še posebej pomembno v hotelirstvu, gostinstvu in ustanovah, kjer sprememba dobave neposredno vpliva na delo ekipe.
Ročno naročanje se pogosto zdi hitro, dokler ne seštejete vseh prekinitev dela. Telefonski klici, e-poštna sporočila, iskanje zadnje cene, usklajevanje z dobavitelji in popravljanje napak poberejo veliko časa, pri tem pa za sabo pustijo nepopolno dokumentacijo. Če odgovorna oseba ni prisotna, je težko ugotoviti, kaj je bilo naročeno, po kakšni ceni in zakaj.
Centralizirano elektronsko naročanje ta proces uredi brez dodatne birokracije. Uporabnik naroča iz preglednega seznama, sistem ohrani zapis naročila, odgovorni pa lahko preveri porabo in odstopanja. Pisna sled ni namenjena nadzoru zaposlenih zaradi nadzora samega, temveč hitrejšemu reševanju nesporazumov in boljšemu načrtovanju.
Prav tako je smiselno določiti preprosta pravila: kateri artikli se naročajo redno, do kdaj se oddajo naročila, kdo potrjuje izjeme in kdaj se preveri dobavnica. Pravila morajo biti dovolj jasna, da pomagajo v prometnem delovnem dnevu, ne pa tako zapletena, da jih zaposleni obidejo.
Mesečni strošek je uporaben podatek, vendar sam po sebi ne pove, kaj se je zgodilo. Če se poraba mesa, čistil ali pijač nenadoma poveča, je treba ločiti med upravičenim razlogom in težavo v procesu. Morda je bilo več gostov, morda se je spremenil jedilnik, morda je dobavitelj zamenjal pakiranje, lahko pa gre za neustrezno naročanje ali slabo upravljanje zalog.
Koristno je spremljati primerljive kazalnike: strošek živil na obrok, porabo določene kategorije glede na število gostov, število nujnih naročil, delež naročil izven dogovorjenega asortimana in razlike med naročeno ter dobavljeno količino. Kazalnike prilagodite dejavnosti. Hotel ne meri enakih vzorcev kot vrtec, oba pa potrebujeta hitro razlago večjih odstopanj.
Pregled naj bo reden, vendar kratek in usmerjen v ukrepanje. Če odgovorna oseba vsak mesec pregleda nekaj ključnih kategorij, lahko spremembo ustavi prej, kot postane stalna praksa. Pri nabavi največ prihranite takrat, ko težavo opazite med nastajanjem, ne šele ob letnem poročilu.
Dobro optimizirana nabava ni projekt, ki ga enkrat zaključite. Cene, razpoložljivost, sezona, potrebe uporabnikov in dobavni pogoji se spreminjajo. Zato proces potrebuje redne, a obvladljive preglede, jasne odgovornosti in partnerja, ki razume razliko med lepo tabelo in naročilom, ki mora naslednje jutro dejansko prispeti.
Najboljši naslednji korak je preprost: izberite eno kategorijo z veliko porabo, uredite podatke za zadnje mesece in preverite, koliko časa ter denarja se izgubi zaradi nepreglednih cen, razdrobljenih naročil ali nejasnih dogovorov. Ko je nabava pregledna, se boljše odločitve ne dogajajo redko – postanejo del vsakodnevnega dela.
